Porque algo apareció como un rayo de luz azul,

y cambió tu vida, y cambió la mía también,

y nada se siente igual, nada se siente igual en absoluto.                                                                           

Y el mundo se calló y las luces se oscurecieron,

Y una vez que estuvimos juntos, ahora estamos muy separados,                                                                                           

 Te envío un pedazo, te envío un pedazo de mi corazón,                                                                             

Así que nunca nos separaremos. 

                                                    Amy MacDonald, mayo de 2020

COVID-19 también ha cambiado el mundo legal. Amplificando y acelerando la reforma en esta vieja profesión malhumorada, la pandemia tiene un impacto clave en los bufetes de abogados, sus clientes y las reglas del juego. A medida que el bloqueo se alivia, este artículo explora la nueva situación y mira cómo los abogados y sus organizaciones hacen la mayor parte de la nueva normalidad.

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"Este año podría ser sólo la primera ola de innovación que golpee a la profesión jurídica"

Sus oficinas estaban en el edificio más prestigioso de Colonia. Mi antiguo jefe, ahora socio senior retirado de un gran bufete de abogados internacional, me enseñó el lugar. Excelentes vistas del Rin. Un piso entero de salas de reuniones. Pinturas en las paredes, una colección de uno de los artistas más renombrados de la ciudad. Pude ver lo orgulloso que estaba. Esta oficina era de primera clase.

Me gustaba como persona. Sin embargo, su entusiasmo por la oficina estaba más allá de mi comprensión. La única pregunta que me vino a la mente fue lo que este hermoso lugar podría costar y qué beneficio daría el alquiler a los clientes de la firma. Uno de mis libros favoritos es Remote, escrito por los fundadores de la exitosa empresa de informática 37 signals, ahora Basecamp. Ya en 2013, demostraron que construir una empresa rentable no requiere en realidad de oficinas elegantes o incluso de oficinas en absoluto.

En mayo de 2020, le pregunté al Jefe de Asuntos Legales de un cliente corporativo multinacional cuánto tiempo había necesitado su departamento legal para tener gente trabajando desde casa. "Dos días", dijo. Su respuesta no me habría sorprendido si la empresa fuera una startup o un proveedor de servicios profesionales. En ambos tipos de negocios, hemos visto un cambio cultural en los últimos años: los rígidos requisitos de que la gente tenga que trabajar en el lugar dieron paso a acuerdos más confiables que permiten a los empleados tener al menos uno o dos días de oficina en casa a la semana. Esta empresa, sin embargo, depende sustancialmente de la fabricación industrial y por lo tanto históricamente tiene una necesidad y una fuerte preferencia cultural de que las personas estén presentes en los edificios de fábricas y oficinas. Si el trabajo a distancia ocurre allí, puede ocurrir en todas partes.

De hecho, todos los grandes bufetes de abogados se han convertido en centros virtuales de la noche a la mañana. Al principio del cierre, Rainer Kreifels, miembro de la Junta Mundial y socio gerente de Pinsent Masons en Alemania, describió la situación como: "Somos un bufete de abogados con 3.600 empleados que trabajan en 3.600 oficinas en todo el mundo". A medida que la gente regresa lentamente a sus oficinas, quedan dos grandes aprendizajes: en primer lugar, podemos ser productivos y servir bien a nuestros clientes en una configuración 100% remota. En segundo lugar, al reducir los viajes y el tiempo que pasamos en las oficinas físicas no sólo se reducen los costes y se ayuda a mejorar nuestra huella de carbono en el medio ambiente, sino que también nos ahorra tiempo y permite trabajar de manera eficiente y sin interrupciones.

Los comentaristas ya han señalado que COVID-19 impulsará la transformación de la industria jurídica y que muchas empresas están debatiendo seriamente hasta qué punto quieren que sus empleados vuelvan a la oficina a medio y largo plazo.  Incluso si vuelven a la oficina, las cosas no volverán a ser iguales. Una reciente encuesta de Gartner mostró que el 48% de los empleados probablemente trabajarán remotamente al menos parte del tiempo después de COVID-19 contra el 30% antes de la pandemia.  

En junio de 2020, la experta en la industria legal Joanna Goodman observó lo que el cierre ha hecho a los bufetes de abogados. Descubrió que en menos de tres meses, el sector de los servicios profesionales ha logrado la transformación digital a la que ha aspirado durante una década y que las reuniones con los clientes se llevan a cabo a través de vídeo, los nuevos miembros se incorporan en línea y el cierre ha acelerado el cambio a los sistemas basados en la nube. Según su estudio de mercado, para muchas empresas la cuestión es si, en lugar de cuándo, deben reabrir sus oficinas a medida que se levanta el bloqueo. El anuncio de Slater y Gordon de que se está pasando al trabajo a distancia y cerrando su oficina de Londres podría ser - así que Goodman - el comienzo de un cambio general hacia el trabajo flexible.

Los bufetes de abogados tradicionales han recurrido durante mucho tiempo a los productos estándar de Microsoft Office para el procesamiento de documentos, con el apoyo de algunos instrumentos para el registro del tiempo, la gestión de los conocimientos y la investigación jurídica. Tratar de cambiar la forma en que se comportan los abogados, por no hablar de la innovación, es un deporte difícil. 

XenionRooms era una plataforma de videoconferencia con una pizarra incorporada en la que los participantes podían compartir sus ideas durante las reuniones y colaborar. Me gustó especialmente la función que permitía redactar notas de la reunión mientras todo el mundo las veía, que el sistema enviaba automáticamente al correo electrónico de cada participante justo después de que la reunión terminara. Esto me ahorró mucho tiempo y ayudó a que las reuniones se centraran más en los resultados, con resultados fácilmente documentados. 

Una vez que empecé a trabajar con XenionRooms, nunca quise volver a las llamadas telefónicas normales. Sin embargo, era una historia diferente con los clientes. Muchas empresas no permitían que sus empleados usaran cámaras web o ponían fuertes cortafuegos que bloqueaban las videoconferencias. A muchos abogados no les gustaba que sus clientes los vieran en la oficina, especialmente los viernes informales. Finalmente detuvimos a XenionRooms porque la aceptación de los clientes era muy lenta.

Ahora, en julio de 2020, ¿hay alguien que no sepa cómo usar GoToMeeting, Microsoft Teams o Zoom? Hay usuarios frecuentes que impresionan a sus socios de negocios por una variedad de antecedentes inspiradores. Ningún cambio repentino viene sin desafíos: La "fatiga digital" o "fatiga del zoom" es un nuevo fenómeno (y una nueva palabra) que puede golpearte después de un largo día de reuniones virtuales.

COVID-19 ha estimulado aún más la innovación jurídica. La comunicación es sólo un aspecto del cambiante panorama de la prestación de servicios jurídicos. No es ningún secreto que todo el modus operandi de cómo "hacemos derecho" va a cambiar. Los dinosaurios legales análogos se enfrentarán finalmente a la extinción.  Los abogados tendrán que colaborar digitalmente en un contexto remoto.

La pandemia también ha demostrado que es necesario diseñar reglas y estructuras en torno a los resultados para ser más ágiles y flexibles. Los departamentos de recursos humanos y los gerentes están aprendiendo a dirigir mejor los equipos virtuales de abogados que trabajan 100% a distancia. En el pasado, la mayoría de los rediseños organizativos se centraron en la racionalización de las funciones y los flujos de trabajo para aumentar la eficiencia. Si bien este enfoque puede ser útil para mejorar la calidad de los procesos e incluso automatizar partes repetitivas de la prestación de servicios jurídicos, también crea sistemas con poca o ninguna flexibilidad para responder a las interrupciones. 

La incertidumbre económica de la pandemia ha acelerado la tendencia hacia un trabajo más flexible. Hace 10 años estaba completando mi educación ejecutiva en la Universidad de St. Gallen. Gallen. Creía en lo que distinguidos autores han descrito entretanto como la próxima Economía Gigante en servicios profesionales. Basado en esta idea, comencé el primer servicio alemán de abogados flexibles Xenion. En ese momento, estábamos por delante del mercado. 

Ahora el mercado se acerca a nosotros rápidamente. Me di cuenta de que a medida que el impulso crecía, era hora de que nuestro negocio evolucionara y aprovechara el paisaje cambiante, por lo que en 2019 Xenion fue comprado por Pinsent Masons Vario. Formar parte de un bufete de abogados mundial nos permitirá seguir desarrollando el servicio a medida que veamos una mayor demanda de profesionales jurídicos flexibles. El análisis de Gartner muestra que las organizaciones continuarán ampliando su uso de trabajadores contingentes después de la COPID-19 e introducirán otros modelos de trabajo que han visto durante la pandemia, como el intercambio de talentos y el pago del 80% por el 80% de trabajo. Los empleados a tiempo completo son reemplazados cada vez más por trabajadores temporales que ofrecen a los empleadores una mayor flexibilidad en la gestión de la fuerza laboral. Como ha señalado mi colega de Vario, Roger Connon, "como resultado del Covid-19, el trabajo a distancia ha alcanzado la mayoría de edad y los responsables de la toma de decisiones de alto nivel han tenido que hacerse a la idea de esta nueva realidad, y han descubierto que en la práctica funciona realmente muy bien". La tecnología emergente y la amplia gama de plataformas de comunicación a nuestro alcance son ahora lo suficientemente buenas como para que los viejos argumentos contra el trabajo a distancia sean prácticamente redundantes". 

Muchos abogados me han dicho en los últimos meses que disfrutan de sus recién ganadas ganancias en eficiencia y libertad. Algunos aprovechamos el tiempo de aislamiento para reflexionar sobre su vida y cómo quieren vivir y trabajar en el futuro. ¿Por qué no seguir trabajando a distancia o una semana de cuatro días para siempre? ¿Por qué no usar el nuevo tiempo libre con actividades de ocio, amigos y familia o para fundar una empresa nueva? 

Personalmente, creo que cada crisis tiene sus oportunidades. Esta ha confirmado que no se trata tanto de cuántos días a la semana o de dónde trabajamos. Se trata de la calidad más que de la cantidad. Se trata de la autodeterminación en lugar de que nos digan lo que tenemos que hacer o de estar atascados en el trabajo rutinario. ¿Cuánta flexibilidad tenemos para elegir los proyectos en los que nos gusta trabajar? ¿Estamos haciendo cosas significativas? ¿Vemos un propósito en lo que hacemos? Incluso el dinero se vuelve menos relevante si no puedes salir y comprar muchas cosas como nadie más puede.

Esta vez los cambios son globales. Recientemente compartí dos artículos de la BBC sobre el trabajo a distancia y sobre si una recesión puede ser un buen momento para iniciar un negocio, lo que dio lugar a una vívida discusión en LinkedIn. Natalie MacDonald-Spence, una abogada de Sudáfrica, es una de esas abogadas emprendedoras cuyo equipo y práctica legal está prosperando en el actual entorno digital. Ella me ha permitido reproducir su comentario aquí: "A menudo, cuando perdemos nuestra seguridad nos vemos obligados a tomar medidas que antes evitábamos, al haber tenido demasiado miedo de salir y empezar un negocio. Cuando no tenemos otras opciones disponibles, puede significar el inicio de un negocio; para algunos, sí, puede fracasar. Pero para otros, puede ser una experiencia sorprendentemente dulce al darnos cuenta de lo buenos que podemos ser por nuestra cuenta."

Conclusión

COVID-19 ha llevado finalmente la industria legal al siglo XXI. La abogacía se vuelve completamente digital. El asesoramiento jurídico a medida se ofrece a través de plataformas y comunicaciones en línea. Los servicios legales estandarizados se convierten en productos y automatización. El empleo tradicional a tiempo completo en bufetes de abogados y departamentos jurídicos de empresas se complementa con varios acuerdos de trabajo más flexibles. 

Todos estos desarrollos no son una sorpresa. Al mismo tiempo, el ritmo al que la interrupción ha sacudido este sector conservador es notable. Por lo que se puede ver desde ahora, es poco probable que el cambio hacia formas más ágiles y modulares -incluido el trabajo a distancia y el aumento de las herramientas digitales- se invierta totalmente después de la pandemia si alguna vez hay un "post" COVID-19. Visto en un contexto más amplio, lo que ha sucedido este año podría ser sólo la primera ola de innovación que golpee a la profesión jurídica. La inteligencia artificial será la siguiente, con un impacto probablemente muchas veces más fuerte y más allá de la imaginación actual. Y con la base digital y los crecientes volúmenes de datos ahora capturados, cae en terreno fértil.