Debido a la continua emergencia sanitaria causada por la COVID-19, la firma de documentos es una de las muchas actividades que se han vuelto más complejas como resultado del prolongado período de bloqueo.

Antes de las restricciones actuales, la firma de un contrato por intercambio de correspondencia no era particularmente difícil de llevar a cabo, mientras que en el escenario de emergencia actual la impresión, la firma y el escaneo de un documento, y más tarde el empaquetado del documento original no es conveniente para todos los que están fuera de las oficinas.

Por lo tanto, este período parece ser la oportunidad perfecta para (finalmente) comenzar a utilizar las diversas soluciones informáticas que nuestra legislación ofrece para la firma electrónica de documentos; especialmente en Italia, estas opciones han encontrado hasta ahora poca aplicación práctica, tal vez con la excepción de las empresas que tienen relaciones jurídicas con la administración pública.

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Soluciones informáticas para la firma de documentos electrónicos

La firma electrónica está regulada tanto a nivel de la Unión Europea como a nivel nacional, más concretamente:

- El Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014) por el que se establece un marco jurídico para la firma electrónica y los documentos electrónicos, en el que se establecen los principios jurídicos fundamentales y generales y que es directamente aplicable en Italia y en los demás Estados miembros de la Unión Europea; y

- El Código de Administración Digital o CAD (Decreto Legislativo Nº 82, de 7 de marzo de 2005, modificado posteriormente) y sus disposiciones de aplicación regulan a nivel nacional la utilización de las firmas electrónicas y los efectos jurídicos conexos.

El Reglamento eIDAS, cuyas definiciones se recuerdan en el Código de Administración Digital, distingue tres tipos de firma electrónica: la firma electrónica, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica calificada. 

- Firma electrónica: es el tipo más simple de firma electrónica, que no requiere que terceros proporcionen soluciones de firma electrónica avanzada o cualificada. El Reglamento eIDAS la define como un conjunto de datos en forma electrónica, adjuntos o conectados por asociación lógica a otros datos electrónicos y utilizados por el firmante para firmar. Un ejemplo de firma electrónica es la reproducción fotográfica de la firma en un documento electrónico.

- Firma electrónica avanzada: es una firma electrónica que cumple los siguientes requisitos: i) está vinculada únicamente al firmante; ii) puede identificar al firmante; iii) se crea mediante datos de creación de la firma electrónica con un alto nivel de seguridad, que el firmante puede utilizar bajo su exclusivo control; iv) está vinculada a los datos firmados de manera que permite la identificación de cualquier cambio ulterior de esos datos. 

- Firma electrónica calificada: es una firma electrónica que cumple los mismos requisitos que una firma electrónica avanzada y además: i) es creada por un dispositivo calificado de creación de firmas electrónicas; ii) se basa en un certificado calificado para firmas electrónicas expedido por un proveedor de servicios fiduciarios calificado.

Además de las firmas electrónicas enumeradas anteriormente, el Código de Administración Digital regula la denominada "firma digital", es decir, un tipo particular de firma electrónica calificada basada en un sistema de claves criptográficas, incluidas una pública y otra privada, conectadas entre sí, que permite al propietario de una firma electrónica mediante la clave privada y a un tercero mediante la clave pública, respectivamente, mostrar y verificar el origen y la integridad de un documento digital o un conjunto de documentos electrónicos. Antes de que entrara en vigor el Reglamento eIDAS, la firma digital ya se utilizaba en Italia y hoy en día es el tipo de firma electrónica reconocida más utilizado en Italia. 

El Reglamento del eIDAS dispone que una firma electrónica reconocida tiene efectos jurídicos equivalentes a los de una firma manuscrita y que no se puede negar efectos jurídicos a una firma electrónica (no reconocida ni avanzada) por el mero hecho de su forma electrónica o porque no cumple los requisitos para las firmas electrónicas reconocidas (el llamado principio de "no discriminación" de los documentos electrónicos).

La legislación italiana se basa en el principio de la libertad de forma: el Código Civil italiano no exige la forma escrita para la celebración válida de actos y acuerdos, salvo en ciertos casos en que se requiere la forma escrita (la llamada forma escrita "ad substantiam"). Más concretamente, el artículo 1350 del Código Civil italiano enumera las escrituras y los acuerdos que requieren la forma escrita (escritura o acuerdo notarial o acuerdo privado). Estas escrituras y acuerdos pueden dividirse idealmente en dos grupos: 

- Los enumerados analíticamente del Nº 1 al Nº 12 del artículo 1350 del Código Civil italiano, que se refieren específicamente a la transferencia de propiedad de bienes inmuebles o a la transferencia de derechos sobre los mismos, así como a los contratos de arrendamiento de bienes inmuebles con una duración superior a nueve años;

- Los mencionados en el Nº 13 del artículo 1350 del Código Civil italiano, que se refiere genéricamente a todos los demás actos y documentos que requieren la forma escrita en virtud de la legislación italiana, incluidos, a título de ejemplo, los acuerdos bancarios, los acuerdos con la Administración Pública y los acuerdos de no competencia de los empleados.

Sin perjuicio de lo relativo al efecto probatorio, siempre que la escritura o acuerdo no requiera la forma escrita ad substantiam, para ser ejecutado válidamente, se podrá utilizar cualquier forma de expresión de consentimiento, incluyendo por lo tanto la forma más simple de firma electrónica. 

En cambio, si el acto o acuerdo requiere la forma escrita, bajo pena de nulidad, es necesario verificar el contenido del documento. A este respecto, el Código de Administración Digital dispone que:

- Salvo en el caso de que sea necesaria la autenticación notarial, las escrituras y acuerdos enumerados en los números 1 a 12 del artículo 1350 del Código Civil italiano pueden firmarse bajo pena de nulidad mediante firma electrónica cualificada o firma digital; 

- Las escrituras y los acuerdos enumerados en el artículo 1350 del Código Civil italiano pueden firmarse bajo pena de nulidad mediante la firma electrónica avanzada, la firma electrónica cualificada o la firma digital.

El Reglamento eIDAS establece que la admisibilidad de una firma electrónica no puede negarse como prueba en un procedimiento judicial por la única razón de su forma electrónica.

El Código de Administración Digital regula específicamente el efecto probatorio de los documentos electrónicos, disponiendo en particular que

- El documento electrónico cumple el requisito de la forma escrita y tiene el efecto previsto en el artículo 2702 del Código Civil italiano si ha sido firmado por una firma digital, una firma electrónica cualificada o una firma electrónica avanzada. Por lo tanto, en esos casos los documentos electrónicos proporcionan, hasta que se presente una denuncia falsa, una prueba completa del origen de las declaraciones de la persona que las ha firmado, equivalente a un documento "manuscrito" firmado con una firma manuscrita;

- Todos los casos no incluidos en el punto anterior (como la firma electrónica distinta de la firma digital, la firma electrónica calificada o la firma electrónica avanzada), la idoneidad del documento electrónico para cumplir el requisito de la forma escrita y su fuerza probatoria son libremente evaluables en los tribunales, de conformidad con el artículo 2712 del Código Civil italiano, en relación con las características de seguridad, integridad e inalterabilidad;

- El dispositivo de firma electrónica calificado o el dispositivo de firma digital se atribuirá de manera fiable al propietario de la firma electrónica, a menos que éste aporte pruebas en contrario.

El Código de Administración Digital también regula un procedimiento para la creación de documentos electrónicos, que no requiere una firma electrónica y, con sujeción a ciertas condiciones, tiene el mismo efecto jurídico y probatorio de una firma avanzada.

De hecho, el Código de Administración Digital dispone que el documento electrónico cumple el requisito de la forma escrita y tiene el efecto previsto en el artículo 2702 del Código Civil italiano incluso cuando se redacta, tras la identificación informática de su autor, mediante un procedimiento que cumple los requisitos establecidos por la Agencia Digital Italiana (AgID) de conformidad con el artículo 71 del CAD, de manera que se garantice la seguridad, la integridad y la inalterabilidad del documento y, de manera clara e inequívoca, su referibilidad al autor.

Sin embargo, debe aclararse que el Reglamento eIDAS no incluye este método de perfección y, por consiguiente, no beneficia el principio de "no discriminación" de los documentos electrónicos a nivel comunitario.

Conclusión

A continuación se presenta un cuadro comparativo para resumir la forma en que se procesan los documentos electrónicos y sus consecuencias jurídicas, tanto en lo que respecta a la validez del acuerdo como al efecto de las pruebas.