Cuando la COVID-19 irrumpió por sorpresa, todo el mundo se vio obligado a adaptarse a lo que ahora es la nueva normalidad. Tanto las empresas como las instituciones o los bufetes de abogados no se libraron del cambio repentino, ya que el uso de la tecnología en la profesión jurídica se convirtió en una necesidad básica para prosperar. Por lo tanto, era inevitable que la demanda de software de gestión de despachos de abogados y sistemas de contabilidad se duplicara cuando nos vimos obligados a adaptarnos a la nueva forma de ganarnos la vida: el trabajo desde casa, que se ha convertido en la nueva norma en los despachos de abogados.

Así, en este artículo, discutiremos y aprenderemos cinco pasos que pueden ayudar a los despachos de abogados a facilitar el periodo de transición identificando qué necesidades de TI y tecnología útil pueden implementar en sus despachos para mantenerse en la cima en medio de esta crisis.

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Adopción de la tecnología legal en medio de la crisis de COVID-19

Entender las necesidades

Las diferencias que posee cada bufete de abogados no se limitan a su estructura y fundamentos, sino que se extienden hasta el mecanismo de afrontamiento que tiene en tiempos de crisis. Como se mencionó anteriormente, también es cierto que cada bufete de abogados tiene sus propias necesidades y requisitos cuando se trata de la adopción de la tecnología, pero al final del día, tiene el mismo propósito; la capacidad de ayudar en cualquiera de los dos objetivos a largo plazo que son:

● Primero, mejorar los procesos de ventas y marketing [aumentar los ingresos y ahorrar tiempo], y

● Segundo, Racionalizar las operaciones [Reducir el costo de las operaciones con un flujo de trabajo más eficiente o automatizado].

A continuación, te presentamos algunos pasos que puedes tener en cuenta para lograr la mejora y la sostenibilidad de tu bufete a pesar de la actual crisis mundial.

Paso 1: Decidir qué necesita tu despacho

Para desarrollar eficazmente soluciones a los problemas, es importante conocer primero el propio problema. Por lo tanto, es vital que el bufete de abogados identifique los procesos tediosos basados en las funciones o el departamento dentro de la firma, como se establece a continuación;

● Ventas y marketing

● Gestión de clientes

● Administración y contabilidad

● Facturación

● Fusión de documentación legal y plantillas y

● Gestión de documentos

Además, es muy recomendable realizar una sesión de brainstorming dentro del bufete para obtener diferentes puntos de vista y perspectivas de sus miembros y empleados. La sesión de brainstorming le proporcionará ideas consolidadas desde todos los puntos de vista sin ser subjetivo.

Paso 2: Involucrar a los miembros del equipo en el proceso de implantación y aumentar la concienciación sobre la adopción de las TI

Uno de los errores más comunes que cometen las empresas y organizaciones a la hora de implantar la tecnología es la falta de comunicación dentro de su estructura.

Esto ocurre cuando la decisión relativa a la implantación de la tecnología se ha tomado mediante un enfoque descendente (en lugar de basarse en el debate del equipo). A la larga, esto provocará problemas mayores que obstaculizarán el proceso de implantación debido a las inevitables objeciones de los miembros de la empresa por los cambios no solicitados en su proceso de trabajo.

Es importante que, como líder, pueda transmitir con éxito el mensaje de que, aunque un cambio en el proceso de trabajo pueda resultar doloroso e incluso causar incomodidad al principio, a la larga ayudará a los miembros de la empresa a ser eficientes, a ahorrar más tiempo, a aumentar la productividad y, en definitiva, será beneficioso a largo plazo.

Paso 3: Establecer la prioridad de la implantación de la tecnología

En relación con la regla del 80/20, el siguiente paso para adaptarse con éxito a la Nueva Normalidad es ordenar las ideas de implantación de las tecnologías de la información de acuerdo con el impacto que crearán. En primer lugar, es importante empezar por ejecutar el 20% de las ideas de TI que más impacto tendrán en la empresa en términos de aumento de ingresos, mejora de la eficiencia y reducción de costes.

Para profundizar, basándonos en nuestra experiencia en el trato con nuestros clientes, observamos que el escenario habitual cuando una empresa comienza su adopción de tecnología es la implicación de trabajo administrativo o repetitivo en la contabilidad o la gestión de clientes.

Por otra parte, los bufetes que ya han implantado las TI en su empresa necesitan sobre todo ayuda para gestionar y acceder a los documentos en la nube y fusionar fácilmente las plantillas de documentos jurídicos con una mejor gestión de los usuarios a efectos de seguimiento de la auditoría.

Paso 4: Búsqueda de proveedores  

Después de identificar el 20% de las ideas de implementación de TI, es el momento de que la empresa busque el proveedor adecuado. He preparado una serie de preguntas que te servirán de guía para hacer la elección correcta. Las preguntas se enumeran a continuación:

● ¿Existe un producto ya preparado en el mercado?

● ¿Prefiere un sistema sencillo en el que las características y funciones estén determinadas por el proveedor o prefiere más flexibilidad en el software para poder personalizarlo según sus preferencias en el futuro?

● ¿Cuál es el grado de accesibilidad de la tecnología que ofrece el proveedor? (Esto es especialmente importante para aquellos que no tienen un equipo interno de TI) 

● ¿El proveedor utiliza la última tecnología y actualiza constantemente su software?

● ¿Cuál es la cobertura de formación de su proveedor?

● ¿Tienen un equipo dedicado a la formación de los miembros de su equipo sobre cómo utilizar el nuevo sistema?

Si el proveedor de su elección termina en el lado positivo de las preguntas, entonces no hay duda de que el mismo es el que usted está buscando.

Paso 5: Fase de implementación

Después de recorrer los pasos uno a uno y seleccionar el proveedor, la empresa está lista para empezar a trabajar con el proveedor adecuado ahora. Con esto, cabe señalar que la participación de los miembros de la empresa sigue siendo vital. Hay que fomentar las opiniones de los miembros del equipo sobre el software.

La mayoría de las veces, el ejecutor puede proporcionar una gran retroalimentación si se le da un ambiente positivo y libre de juicios para compartir sobre su experiencia en el uso de la nueva tecnología. 

Al mismo tiempo, permitir un período de transición para los miembros de su equipo puede ayudarles a adaptarse a la tecnología, el software y los procesos recién introducidos con mucha más facilidad. Dado que es de esperar que los cambios en su flujo de trabajo actual puedan frustrar a los miembros del equipo al principio de la etapa de aprendizaje, es muy probable que dicho período de transición disminuya la presión y el estrés durante el período de adaptación para que los miembros sigan trabajando de manera eficiente.

Dado que el COVID-19 sigue cambiando la forma de operar de los despachos de abogados, es importante que cuenten con un sistema para contrarrestar las dificultades que la pandemia conlleva.

Conclusión

Uno de los mejores aspectos de la implantación de la tecnología en su empresa es tener la capacidad de recopilar, almacenar, analizar y recuperar datos de forma fácil y eficaz. Por otro lado, para las empresas que están dando su primer paso en la implantación de la tecnología, un último consejo que tenemos es que tengan una mentalidad enfocada a largo plazo. Es importante saber que los cambios y la adopción de la tecnología son inevitables, pero después de las luchas iniciales, a la larga le ayudarán a ahorrar más tiempo para producir la misma cantidad de trabajo de manera más eficiente y eficaz a largo plazo.