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La importancia de escoger la correcta firma electrónica en función de la tipología de documento

Si hablamos de firma electrónica, es posible que a pocos les extrañe el término, pues lo cierto es que su uso se viene dando desde hace varios años. Sin embargo, el estallido de la pandemia y la transformación digital en la que están inmersas las compañías de todo el mundo, han hecho que el uso de ésta no haga más que aumentar. Sin ir más lejos, España es el mercado de Europa con una mayor presencia de la firma electrónica con una participación del 83% según el estudio de IDG Research.

Una de las reticencias a la hora de tomar parte por esta nueva forma de firmar documentos es la seguridad jurídica, pero en España, la firma electrónica está regulada y tiene plena validez legal, pudiéndose utilizar para celebrar un gran número de acuerdos. Lo importante es tener en cuenta qué tipo de firma electrónica es más apropiada para cada tipo de documento.

A continuación, se presentan las diferentes modalidades de firma electrónica y los casos de uso más adecuados para cada una de ellas:

• Firma electrónica simple

Fácil y rápida ya que consiste en marcar una casilla o introducir un código PIN.

Rápida de configurar, sin embargo, no permite identificar al usuario de forma inequívoca, ya que el firmante por ejemplo solo he hecho clic en el botón de «Aceptar términos y condiciones» para mostrar su conformidad con el documento.

Su caso de uso más recomendado es para la firma de documentos con poco riesgo jurídico, como las condiciones generales de una web o para validar los días de vacaciones de un trabajador.

• Firma electrónica avanzada

Cuenta con un nivel de seguridad superior al de la firma simple y se caracteriza porque asegura que el firmante sólo puede haber sido aquel a quien se solicitó la firma y porque limita extraordinariamente el riesgo de suplantación de identidad.

Este tipo de firma es muy común, ya que con su uso se puede identificar al autor de la firma y además verificar que no se ha modificado el mensaje. En este sentido la firma electrónica avanzada ofrece autenticación, que vincula al signatario con la información, integridad, que permite detectar más fácilmente cualquier cambio en la información proporcionada y no repudiación, que garantiza la procedencia de la firma electrónica, y por lo tanto la dota de confianza pública.

Dadas estas características es habitual usarla especialmente en los cinco documentos siguientes:

1. Para firmar online contratos, autorizaciones y formularios de cliente. El motivo principal que mueve a las empresas a apostar por la firma avanzada en este tipo de documentos es, básicamente, la necesidad de ofrecer a los clientes o consumidores una experiencia de usuario sencilla. Se aplica en contratos de compra/venta de productos o servicios; autorizaciones para la presentación de servicios; y formularios para confirmar la prestación de un servicio técnico.
2. Para firmar online contratos laborales y otras operativas de Recursos Humanos. Permite a las empresas dar una imagen innovadora, y ayuda a acabar con los contratos laborales impresos. Además, se trata de una herramienta muy cómoda, ya que posibilita tener centralizada en una misma plataforma toda la documentación relativa a cada contratación gracias a la nube.
3. Para firmar online contratos comerciales y acuerdos con proveedores. El motivo, además de por cuestiones operativas y de imagen, es para poder tener toda la documentación relativa a los acuerdos con proveedores centralizada y accesible en una misma plataforma.
4. Para firmar online acuerdos de confidencialidad o de no divulgación. Por ser documentos de naturaleza bastante crítica para cualquier empresa, porque si hubiera fraude, ello podría significar la pérdida de propiedad intelectual o implicar la necesidad de iniciar un litigio. Además, recoge también los datos biométricos, que ofrecen una capa de seguridad adicional. Y, finalmente se usa una autoridad de sellado de tiempo, que garantiza la integridad de la documentación firmada.

Por todo ello, las empresas tienen la tranquilidad de que, en caso de disputa judicial, tienen a su disposición todas las pruebas legales que pudieran necesitar presentar ante el tribunal para ganar el caso.

Para firmar acuerdos societarios. La principal ventaja de este caso de uso no solo es la rapidez que ofrece, sino también la facilidad que tiene el proceso de firma cuando los firmantes se encuentran en diferentes localizaciones. Gracias a la firma electrónica avanzada los departamentos legales pueden gestionar actas de consejos de administración, convocatorias de juntas de accionistas, pactos de socios o contratos de inversión en un clic y con todas las garantías jurídicas.

• Firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada es aquella que “se crea mediante un dispositivo electrónico cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica” expedido por una Autoridad de Firma Cualificada.

Es la firma con mayores garantías de seguridad y goza de presunción de validez jurídica, siendo por ello equivalente a una firma manuscrita, aunque su uso suele limitarse a trámites que se realizan con las administraciones públicas, por la necesidad de disponer de un certificado cualificado de firma electrónica (DNIe) y de un dispositivo seguro de creación de firma cualificado.

A modo de conclusión, queda claro que todo tipo de documento puede completarse mediante la firma electrónica, pero según el caso de uso, es fundamental saber cuál de todas es la más apropiada, y para ello existen compañías que asesoran y ayudan en la gestión como es el caso de Signaturit, legaltech europea líder de servicios de confianza y gestión de transacciones digitales.