La era digital ha puesto de manifiesto una transformación en todos los sectores de la vida, pero principalmente en la manera de comunicarse de las personas. La comunicación nació como una necesidad de las personas de transmitir mensajes y entenderlos, pero los medios o canales de esos mensajes han ido evolucionando, y con ellos, han surgido nuevas formas de comunicación e interacción humana.

Hoy en día por donde más se promueven las relaciones personales y laborales es por Internet. Muchas profesiones se han desarrollado en la red, gestionando sus servicios y el trato con el clientes de manera virtual, entre ellas la abogacía.

Crear un despacho virtual de abogados es una de las mejores estrategias por las que puede apostar el sector legal en la actualidad para expandir su negocio, ampliar el mercado de acción captando nuevos clientes, aumentar los ingresos de la empresa y lograr alcanzar una posición referente como firma legal innovadora que ofrece servicios en internet.

Un despacho virtual es la versión online de las oficinas de abogados tradicionales, pero con la diferencia de que no es necesario disponer de un lugar físico concreto para trabajar ni para que se den reuniones entre los miembros del despacho ni de los abogados con los clientes, y por supuesto, tampoco se necesita disponer de un espacio físico en el que almacenar documentos.

Para transformar el ejercicio de la abogacía al entorno online y desarrollar un despacho virtual de abogados, se debe seguir de manera organizada una serie de pautas para que el resultado obtenido en el proceso de digitalización de los servicios legales consiga reportar los máximos beneficios a la empresa.

1. Visión estratégica

Lo primero y más importante es definir los objetivos y organizar las estrategias a seguir para lograr dichos objetivos. Hay que tener claro qué servicios quieres ofrecer, cuáles son tus puntos fuertes y qué tiene tu despacho que lo diferencia de la competencia. A partir de ahí podrás ir dando soluciones a todas las preguntas que has planteado al principio y saber qué herramientas necesitas en el proceso de digitalización.

2. Adquisición de recursos

Una de las ventajas que ofrece la creación de una firma virtual de abogados es que no requiere tantos requisitos como si lo hicieras de manera física. Una vez que ya tienes definidas las estrategias empresariales será tan sencillo como adquirir los recursos necesarios para poner en marcha los servicios legales. Resumidamente, la infraestructura tecnológica necesaria se resume en un dispositivo tecnológico, una cámara web, disponer de rápida conexión a internet y un software de gestión de contenidos.

3. Creación del sitio web

Crear una buena página web de tu despacho es básico, así como elaborar perfiles en diferentes redes sociales y alimentar estas con contenidos originales y de calidad. Tendrás que crear una oficina virtual, es decir, un espacio que funcione como el centro de tu red.

Para ello deberá contar con una tarjeta de presentación de la entidad, información sobre sus valores, los servicios que ofrece, los profesionales que trabajan en el despacho, así como un sistema de cita previa online o disponer de asistentes virtuales. Procura que el diseño web sea fácil e intuitivo para los clientes que naveguen por la página e incorpora todas herramientas que creas que mejoraran su experiencia digital.

4. Migración de los documentos a la nube

Cuando se crea un despacho online todas las gestiones, tanto de documentos como de relaciones entre las personas se darán de manera virtual por lo que es fundamental implementar un software de gestión para migrar la información a la nube. Una vez instalado el software el siguiente paso es digitalizar los documentos para su gestión, las fichas de los clientes, los datos de los profesionales del bufete y sus agendas, la contabilidad, la facturación, etc.

Con un software de gestión de despachos profesionales en la nube puedes acceder a todo, por eso es necesaria la digitalización, porque te permitirá trabajar desde cualquier lugar y momento, así como gestionar todos los aspectos judiciales y extrajudiciales del despacho virtual.

5. Promociona tu despacho

Dar a conocer tu despacho virtual y captar y fidelizar clientes es clave para alcanzar el éxito profesional. Existen numerosas herramientas innovadoras de marketing para dar visibilidad a tu despacho online, mejorar tu posicionamiento SEO o acceder a publicidad, tanto de pago como gratuita, en redes sociales.  Las redes sociales serán aliadas en este sentido, pues la gran mayoría de la población tiene un perfil en alguna de ellas y disponer de una campaña publicitaria adecuada esta tendrá impacto o, mejor dicho, logrará alcanzar a clientes potenciales.