En las últimas semanas se ha hecho cada vez más evidente que el mundo no está a punto de volver a la normalidad. Con muchos meses de probabilidad antes de que una vacuna o un tratamiento eficaz para el Covid-19 esté disponible, los gobiernos y las empresas, incluidos los bufetes de abogados, necesitan identificar una estrategia para salir del encierro. La necesidad de un plan de salida claro es urgente. El alarmante costo del encierro, ya sea económico, social o incluso relacionado con la salud se está haciendo más claro. Sin embargo, esto es difícil: los expertos médicos y los políticos tienen claro una cosa, que habrá una segunda ola de infecciones de Covid-19. 

A menos que tomemos medidas para comportarnos de forma diferente a como lo hacíamos antes, el virus volverá a tomar fuerza. Los bufetes de abogados tienen la responsabilidad, no sólo ante su gente sino también ante la sociedad, de poner su granito de arena. Los equipos de gestión de los bufetes de abogados tienen que tomar algunas decisiones difíciles, y muy equilibradas, en los próximos días, para determinar cómo deben ser sus acuerdos de trabajo después del cierre. Necesitarán mirar el menú de opciones, en gran parte poco convincente, y comparar los beneficios de cada opción con los inconvenientes. ¿Deberían volver al lugar de trabajo, todavía? El negocio de la ley es tal que la gran mayoría del trabajo se puede hacer fácilmente desde casa. El encierro ha demostrado eso. Sin embargo, las empresas deben tener en cuenta los intereses de su propia gente, así como los de la sociedad en general. 

Algunos, que viven solos, están desesperados por volver al mundo social que es la oficina.  Los aprendices tienen experiencia que ganar. Todos han experimentado la "fatiga del Zoom", y las consecuencias para la salud mental a largo plazo son potencialmente graves. Así que, si hay que volver a la oficina, ¿cuál es la mejor manera de lograrlo? ¿Qué partes de la fuerza de trabajo deberían poder regresar? ¿Qué ajustes en el lugar de trabajo deberán realizarse? ¿Y cómo deberían las empresas manejar los futuros casos sospechosos de Covid-19?

Se puede decir que la industria de servicios profesionales está entre las más afortunadas en esta pandemia: la gran mayoría de los servicios se pueden prestar desde los hogares de los empleados. No hay necesidad de locales especializados, o equipo especializado, y tecnologías como los equipos de Zoom y Microsoft han permitido a los asesores mantener un estrecho contacto con sus clientes.  La mayoría de los bufetes de abogados han podido trasladarse a un entorno de trabajo desde el hogar con relativa facilidad, dejando sólo un pequeño equipo esqueleto en la oficina para supervisar el correo y prestar servicios de impresión en la rara ocasión en que no se puedan utilizar los paquetes electrónicos. 

Hay razones para decir que los bufetes de abogados deben seguir trabajando desde el hogar a fin de reducir al mínimo los viajes en transporte público y facilitar el distanciamiento social (al menos de su propia fuerza de trabajo). De hecho, se podría llegar a decir que tienen un deber con la sociedad de hacerlo. Sin embargo, la realidad no es tan sencilla.  Algunas funciones simplemente no pueden realizarse desde el hogar, por ejemplo, las funciones de la parte delantera de la casa y del catering, y los trabajos realizados por el personal de la sala de correo e imprenta. 

Otras funciones son mucho más fáciles de realizar desde la oficina, como el apoyo informático y los servicios de secretaría.  Los bufetes de abogados también tienen la responsabilidad ante sus pasantes de asegurar que éstos obtengan suficiente experiencia y supervisión, lo que sin duda es más difícil cuando los pasantes están confinados en sus casas y tal vez no son tan visibles como lo serían en el entorno de la oficina para los proveedores de trabajo.   

Algunos empleados han extrañado mucho las interacciones sociales del lugar de trabajo y están desesperados por volver a cierta apariencia de normalidad.  Otros tienen entornos domésticos que hacen que trabajar desde casa sea muy difícil: pueden compartir sus casas con varios compañeros de piso, todos los cuales compiten por el limitado espacio de escritorio y la banda ancha, y algunos trabajan desde sus dormitorios, a menudo sin un escritorio y una silla de tipo oficina, lo que plantea problemas de salud y seguridad.  Y, además de todas estas consideraciones, está el hecho de que a menudo las oportunidades de negocio surgen de las reuniones con los clientes y también de esas interacciones fortuitas entre colegas que no pueden ocurrir cuando todos nosotros trabajamos desde sus propios hogares.  En definitiva, la mayoría de los bufetes de abogados estarán planeando alguna forma de regreso a la oficina, aunque de una manera muy diferente a la de la era pre Covid-19.

En ausencia de cualquier orientación gubernamental, actualmente, sobre cómo manejar las aperturas de oficinas después de una relajación del cierre, las firmas están anticipando que serán necesarias medidas de distanciamiento social. El primer paso es, por lo tanto, averiguar cómo se pueden configurar las oficinas para permitir que se respete una distancia de 2 metros entre los empleados.  Esto implicará el traslado de los escritorios de las plantas de oficinas y la reorganización de los espacios públicos como los restaurantes, las zonas de recepción y las salas de conferencias, para permitir el distanciamiento social. Como resultado, es probable que las oficinas no puedan acoger a toda la fuerza de trabajo y será necesario algún tipo de "teaming" (en el que la fuerza de trabajo se divide en diferentes equipos que se turnan para entrar en la oficina).

Otra consideración es si los empleados pueden volver prudentemente a la oficina para trabajar. Algunos tienen problemas de salud subyacentes, o viven con familiares que los tienen.  Otros no tienen otra opción que tomar el transporte público para ir al trabajo, poniéndose en mayor riesgo que si pudieran caminar, andar en bicicleta o conducir. Un factor enorme para determinar qué empleados pueden regresar a la oficina será la apertura de escuelas. Muchos empleados están actualmente en doble fila como educadores en el hogar y en las guarderías. Hasta que las escuelas y las guarderías no abran de nuevo, será prácticamente imposible para algunos de ellos volver a la oficina, especialmente porque muchos abuelos pueden todavía ser aconsejados para auto-aislarse por el momento y no serán capaces de apoyar con el cuidado de los niños.

Los bufetes de abogados tendrán que decidir si ordenan el regreso a la oficina o si dan a sus empleados la posibilidad de elegir. Una sugerencia práctica es realizar encuestas a la fuerza de trabajo para establecer su capacidad y apetito de volver al trabajo. Esto permitirá a los bufetes comprender el estado de ánimo y también el número probable de personas que necesitarían acomodar, y ayudará a identificar las soluciones disponibles para configurar el espacio.

La mayoría de los empleadores de bufetes de abogados, con razón, dicen que su prioridad es la salud y la seguridad de su gente y sus clientes. Esas palabras son fáciles de decir, pero más difíciles de cumplir, sobre todo en el momento sin precedentes de volver a la oficina después de un cierre por pandemia. Los bufetes de abogados, al igual que muchos otros entornos de oficina, tendrán que garantizar la salud y la seguridad. Si asumimos que la actual guía del gobierno se mantiene similar cuando el cierre se alivie, entonces las firmas de abogados necesitarán considerar:  

- El distanciamiento social, como se ha descrito anteriormente, ¿cómo evitamos la superpoblación y podemos mantener a la gente a 2 metros de distancia, tanto en el espacio de la oficina como en las áreas de nuestros clientes?  Esto tiene dos dimensiones clave. En primer lugar, ¿cuántas personas podemos permitir en cada espacio para apoyar el distanciamiento de 2 metros. Segundo, cómo nos aseguramos que la gente cumpla con el distanciamiento, sabemos que los negocios que están abriendo usan espacios en el suelo, carteles, paredes de plexiglás, y sistemas de un solo sentido;

- Turnos y escalonamiento. Esto va de la mano con el distanciamiento social, y abordando los temores de los trabajadores sobre la seguridad de los desplazamientos y la llegada a las instalaciones en horas punta.  Los bufetes de abogados tendrán que poner en tela de juicio su pensamiento tradicional sobre las horas de trabajo, y considerar cómo podría funcionar el escalonamiento (volviendo a dar vida a toda esa planificación del equipo azul/equipo rojo que estaba sucediendo antes del cierre).  También podrían considerar la posibilidad de establecer turnos que permitan a las personas comenzar antes o después para hacer frente a las horas punta de los viajes, teniendo en cuenta que las personas con responsabilidades de cuidado pueden encontrar esto más difícil;

- Protocolos de limpieza. Se seguirán esperando limpiezas profundas, especialmente en casos sospechosos de enfermedad en el lugar de trabajo. Pueden ser costosos, pero serán necesarios.  

- Equipo de protección. No sabemos dónde va a terminar la orientación del gobierno sobre el EPP, incluyendo las mascarillas, y si la orientación se extenderá a las oficinas, o sólo a los espacios públicos compartidos, o algo más.  Pero de todas formas, las empresas deben identificar cómo se hacen con el PPE antes de que el cierre sea más fácil. (Hay una batalla furiosa para conseguir suficientes suministros de él, y tenga en cuenta que los sectores de la hospitalidad, los viajes y la venta al por menor habrán estado adelantados a esto durante algún tiempo).  Incluso si la orientación del gobierno no es prescriptiva en el uso de máscaras faciales y similares, las expectativas de los empleados y clientes pueden ser que el PPE esté disponible para ellos. Supongamos que se necesitarán grandes cantidades de desinfectante para manos a base de alcohol durante algún tiempo.  

Nota: al momento de escribir este artículo el gobierno ha anunciado que se espera una nueva orientación en los próximos días.

Lo que hemos aprendido de nuestros colegas en Asia, que ya han manejado el regreso del encierro, es que los negocios basados en oficinas han tomado un enfoque cauteloso, que va más allá de la guía del gobierno, para proveer un lugar seguro para que los trabajadores regresen.  

Y, por supuesto, las empresas tendrán que hacer malabarismos con las expectativas de los clientes: ¿querrá el cliente reuniones en persona y, si es así, cómo las conseguiremos de forma segura? ¿O encontrarán eso inapropiado y esperarán que los asesores continúen con las reuniones a distancia?  Al igual que las empresas tendrán que adaptarse a las expectativas de su personal, tendrán que reflejar las necesidades mixtas de su base de clientes y estar dispuestos a gestionar sus expectativas si quieren cosas que no son aceptables para las normas de salud y seguridad que sus bufetes de abogados han establecido. Esto significa que todos los socios y los líderes empresariales deben participar en los acuerdos para que los miembros más jóvenes del personal no se sientan presionados en las situaciones de los clientes con las que no se sienten cómodos. Una vez más, la confianza debe prevalecer.  

Para decir lo obvio, será más difícil y más complejo salir del encierro que entrar. Sea cual sea tu libro de jugadas de la pandemia, tendrá que tener flexibilidad cuando volvamos a la oficina. Los bufetes de abogados ya estarán planeando el regreso. No dejes que las guías para esa planificación descansen sólo en el liderazgo o en el equipo de gestión de crisis. Las firmas deben estar continuamente comunicándose con los empleados, estableciendo expectativas sobre el posible regreso al trabajo, e invitando a la retroalimentación. Si hay foros de empleados, las empresas deberían hablar con ellos. Entender la voz del empleado y del cliente.  

El consejo más valioso que cualquier firma de abogados podría darse a sí misma, es escuchar a nuestra gente, y ser transparente con ellos.  ¿Recuerda la promesa que le hizo a sus empleados de que pondría su salud y seguridad en primer lugar? No dejes que sea una promesa frágil: "fácil de hacer, fácil de romper". Escuche a los que se preocupan por el transporte público, o que han tenido que dejar su piso y mudarse a casa con sus padres, o que tienen a personas vulnerables cerca de ellos o son vulnerables ellos mismos, o simplemente no confían en que el lugar de trabajo sea seguro. Pero también escucha a aquellos que sienten que necesitan volver al lugar de trabajo, que comparten el piso con varias personas y que han estado trabajando desde su dormitorio durante los últimos meses, cuyas espaldas les duelen por falta de una silla ergonómica. Recuerden, es probable que haya verdaderas consideraciones de salud mental y física para todos esos grupos de personas. Y también recuerden que se fueron de viaje con ustedes, que se levantaron y lidiaron con un cierre remoto total, en medio del temor por sus trabajos y su salud y seguridad. Los bufetes de abogados que salen al otro lado con la confianza y el apoyo de su fuerza de trabajo serán los que escucharon, los que fueron transparentes, y los que no cortaron muy profundo demasiado pronto para preservar el dinero.  

A medida que los bufetes vayan elaborando sus planes, teniendo en cuenta la opinión de los trabajadores y los clientes, tendrán que planificar la evolución futura, para tener en cuenta las futuras orientaciones gubernamentales (en particular en materia de salud y seguridad, incluidas las pruebas y la localización de contactos), las nuevas oleadas del virus y las infecciones en el lugar de trabajo. Una vez más, la flexibilidad en el plan es importante.

La pandemia causará impactos trágicos y duraderos. Debemos tener cuidado de no desperdiciar las oportunidades que nos ha impuesto. Aprendimos que el trabajo a distancia puede funcionar bien, que podemos seguir prestando un excelente servicio a los clientes a distancia, y paradójicamente podemos estar más cerca de los clientes y de cada uno de ellos a medida que hemos ido adquiriendo conocimientos sobre los hogares y las vidas de cada uno.  Aunque podamos volver a las formas tradicionales de trabajo, debemos preguntarnos si debemos hacerlo. O si se debería defender el trabajo a distancia. 

La dinámica de esa conversación incluirá factores a corto plazo: por las diversas razones ya expuestas, muchas personas no estarán preparadas para volver a trabajar al mismo tiempo que los demás, por lo que se necesitará una combinación de trabajo a distancia y de oficina. Las empresas tendrán que fomentar la flexibilidad en toda la fuerza de trabajo para seguir acogiendo las reuniones por vídeo, y asegurarse de que los que no estén físicamente presentes sigan siendo incluidos y valorados. Las empresas también tendrán que asegurar el equilibrio y la justicia en la forma en que se ven y evalúan las elecciones de las personas, sin elogiar a los que regresan rápidamente sobre los que continúan trabajando a distancia (o viceversa).  

También hay factores a largo plazo que hay que considerar; ¿cuál será nuestro enfoque en cuanto a los viajes y el espacio de oficina? ¿Pueden las empresas adoptar una posición más responsable desde el punto de vista social y ambiental en lo que respecta a los viajes nacionales e internacionales?  

Y como enfoque de fin de año, ¿cómo evaluamos el rendimiento y la recompensa en este año atípico? Los bufetes de abogados hacen un buen trabajo al establecer objetivos que van más allá de lo puramente financiero, pero la remuneración a menudo sigue de cerca el resultado final. Eso puede no ser suficiente en este año. Habrá habido personas que realmente se han esforzado por cuidar el bienestar y la cohesión de un personal que trabaja a distancia.  Eso habrá desviado su tiempo y atención del trabajo remunerado. Y sin embargo, facilitaron el ambiente y la motivación que permitió a la empresa continuar trabajando de manera efectiva.  Su contribución no debe ser olvidada.

De esta situación han surgido varios temas: la necesidad de confianza y transparencia con las personas, la necesidad de planificar, pero siendo flexibles con esos planes, y la necesidad de inclusión y justicia en el enfoque de nuestro regreso a una versión de la normalidad.  Estos autores comparten este sentimiento de Sheryl Sandberg: "Espero que navegues en los tiempos difíciles y salgas con mayor fuerza y resolución. Espero que encuentres el equilibrio que buscas con los ojos bien abiertos. Y espero que tú - sí, tú - tengas la ambición de inclinarte hacia tu carrera y dirigir el mundo. Porque el mundo necesita que lo cambies".