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La gestión de procesos empresariales es un elemento muy útil para el éxito de los despachos de abogados

Se ha escrito mucho sobre cómo ha cambiado el mundo en la era del COVID-19 y cómo la pandemia ha empujado a los despachos de abogados a adaptarse y evolucionar, sirviendo de catalizador para algunos cambios muy necesarios. 

A pesar de que es de sentido común que la adopción del trabajo a distancia a escala ha hecho que el papel de la tecnología sea aún más evidente, la implementación de herramientas sin entender primero sus implicaciones y evaluar si son un buen ajuste a las necesidades de su empresa es un movimiento arriesgado y puede crear muchos más problemas que beneficios.

Aunque pasar por el proceso de identificar las necesidades y los puntos débiles de la organización es un trabajo difícil de realizar -incluso si consideramos un escenario prepandémico-, ser capaz de hacerlo con una plantilla dispersa se ha convertido en algo fundamental para el éxito. Aunque pueda parecer imposible, aquí es donde la gestión de procesos empresariales (BPM) resulta útil.

Según el glosario de Gartner, "un proceso de negocio coordina el comportamiento de las personas, los sistemas, la información y las cosas para producir resultados de negocio en apoyo de una estrategia empresarial". En otras palabras, la gestión de procesos de negocio consiste en realizar el trabajo de la forma más eficiente posible para proporcionar a los clientes un producto o servicio con el mejor valor, a tiempo y exactamente como se requiere. 

Comienza con el mapeo de todos los pasos de un proceso, identificando los datos, las actividades, los recursos y las personas implicadas, así como los resultados deseados, y continúa con la gestión de los procesos y la realización de actualizaciones para impulsar la eficiencia y el cumplimiento de las normativas en constante cambio. 

Antes de que llegue a la conclusión de que mapear los procedimientos específicos que siguen los abogados es difícil o incluso imposible, debido a la complejidad de la actividad que realizan, te invito a leer un poco más y a descubrir cómo los despachos de abogados pueden beneficiarse de ello.

Alerta de spoiler: no es el trabajo jurídico el que suele necesitar ser mapeado.

Al contrario de lo que mucha gente cree, los clientes no contratan a los despachos de abogados para que realicen complejas investigaciones jurídicas, redacten largos escritos técnicos o preparen argumentos orales. Contratan a los abogados para que resuelvan los problemas de la empresa de forma respetuosa con la ley.

Fuente: Freepik

También es importante destacar que, como los clientes son de muchas formas y tamaños, cada uno de ellos tiene preferencias y necesidades específicas en cuanto a la forma en que se prestan mejor los servicios jurídicos para lograr los objetivos internos de la empresa. Esto significa que, además de prestar un servicio técnico de alta calidad, es necesario, por ejemplo, introducir la información en el software de gestión de casos utilizado por el cliente de forma adecuada y oportuna.

Documentar estos requisitos y proporcionar los pasos correctos a seguir minimiza el margen de errores, aumenta la productividad y la coherencia, y permite a los abogados centrar su tiempo en tareas de mayor nivel, prestando el servicio con la misma calidad, de manera uniforme, independientemente del lugar desde el que trabajen.

Antes de ir a por todas y empezar a mapear los procesos de forma aleatoria, suele ser una buena idea hablar con los profesionales implicados en la ejecución de las tareas que se documentarán y asegurarles que no se trata de un intento de sustituir su trabajo. Es importante que entiendan cuál es el objetivo final.

Cuando empezamos a utilizar el BPM para documentar procedimientos relevantes en nuestra empresa, hace más de cinco años, decidimos empezar poco a poco, con un grupo de práctica específico, y dejar que los resultados atrajeran la curiosidad de otros profesionales. Al crear una representación visual de los pasos del proceso, la comprensión del "panorama general" se hizo mucho más clara. También nos ayudó a identificar los cuellos de botella y los solapamientos.

Una vez que las demás áreas de la empresa empezaron a darse cuenta de que no se sustituían puestos de trabajo a causa de esta nueva iniciativa, se mostraron más dispuestas a cooperar y a beneficiarse de ella también. Pronto empezamos a experimentar beneficios inesperados de estos esfuerzos, como ayudar a nuestros clientes a mejorar sus procesos internos que estaban generando ineficiencias en nuestro lado. 

La corrección del rumbo también es extremadamente fácil cuando el flujo de trabajo está debidamente documentado. Cualquier cambio que haya que hacer -ya sea por los cambios en la demanda de los clientes o por la adopción de nuevas tecnologías- puede ser fácilmente identificado y adoptado rápidamente.

Dado que estamos viviendo tiempos sin precedentes y que no hay un libro de jugadas para navegar por esta pandemia, puede ser una excelente oportunidad para que los despachos de abogados adopten proactivamente el BPM para mejorar la eficiencia y el servicio al cliente. Los despachos que lo consigan se diferenciarán definitivamente.