Si una cosa está clara es que los tiempos han cambiado, las circunstancias han cambiado que diría Ortega y Gasset. Por ello, una profesión tan antigua pero necesaria como es la abogacía debe adaptarse y modernizarse en la medida de lo posible, si pretende no quedarse rezagada respecto a las exigencias del panorama actual. Partimos de la base de la digitalización, que pone punto final al despacho tradicional y abre un nuevo mundo de herramientas, tecnologías e incluso clientes.

Agilizar la gestión de tu despacho es muy fácil hoy en día. En primer lugar, vamos a reconocer cuatro pasos a tener en cuenta para llevar a cabo una transformación exitosa en busca de la eficacia; respondiendo a las preguntas de qué es lo que ha cambiado, qué debemos cambiar nosotros, cómo y a qué precio, y por último, el asunto de la seguridad que cada vez está ganando más y más relevancia.

En efecto, todo gira entorno a internet, adapta o muere como sentenció Darwin en su teoría de la evolución. Pero es un hecho que esta plataforma se ha convertido en el mayor escaparate del mundo, donde poder buscar al “mejor abogado especializado en tal asunto en mi ciudad”, incluso antes de preguntar a amigos por recomendaciones. 

Ya en 2016 el Colegio de Abogados de Florida comenzó a incluir contenido sobre avances tecnológicos en la formación legal continua y obligatoria que se exige cada tres años. En España también, los artículos 3.1 y 4.1 g) del Estatuto General de la Abogacía tienen el mismo propósito, ahora en colaboración con la Blockchain Intelligence para impulsar la formación jurídica en tecnología.

Hacerse un hueco promocional en redes sociales y los primeros resultados de búsqueda, se ha convertido en algo básico y de saber general. No obstante, otras herramientas que te pueden servir para optimizar tu tiempo y conocimiento aparecerán en el desarrollo del caso y trato con el cliente. Utilizar un software moderno e intuitivo, te permitirá ahorrar un tiempo valioso para invertirlo en lo que realmente importa de tu trabajo como abogado, lo cual encantará a tu cliente.

Ya existen softwares específicos para despachos de abogados. ABOGest o Arazandi Infolex podrían ser los más completos para abarcar prácticamente todas las tareas mecánicas de tu despacho. 

Por poner algunos ejemplos para tareas más específicas, un software de gestión documental, como DocuWare, agilizará la identificación de partes idénticas en los contratos encargándose de rellenar la información menos relevante. Signaturit por otro lado, puede facilitarte la firma electrónica de contratos sin tener que provocar desplazamientos innecesarios.

O para simplificar la comunicación con posibles clientes puedes recurrir a un chatbot como asistente virtual para dudas y otros recursos; BotSociety o Collect.chat. En el caso de que tus clientes precisen una información más específica puedes usar Zoom o Skype como alternativa a una cita presencial.

También debemos dedicar un espacio a otra característica inminente de los tiempos que corren, se trata del peligro que supone internet como medio de transmisión de información. Pese a todas sus buenas cualidades, tiene como punto débil su seguridad, pues la información confidencial del cliente pasa ahora por múltiples redes que pueden ser interferidas si no se protegen.

El correo electrónico es un punto muy vulnerable, pues puede ser objeto de entrada de malware a través de links sospechosos o ficheros adjuntos, igualmente fallos de factor humano que compartan equivocadamente información confidencial de manera irreversible, o se altere la integridad del propio email si no está verificada. Signal puede ser una herramienta de mail alternativo con mayor encriptación y opción de borrado de mensajes, como algunas de sus ventajas. 

En cuanto al almacenamiento de información confidencial, se debe procurar una seguridad extrema. Catalogar el nivel de privacidad de los documentos puede ser un buen comienzo, pues excesiva encriptación en todos los archivos podría de nuevo suponer una ralentización en la gestión del despacho. Después hablaríamos de copias de seguridad físicas, o creación de ficheros ZIP con contraseña en la nube o incluso tokens. VeraCrypt puede resultarte útil en este aspecto.