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Lo único que ha traído la pandemia a nuestros calendarios laborales innumerables reuniones telemáticas que, en la gran mayoría de los casos, lo que hacen es dilatar el tiempo y hacernos perder horas

Está claro que el trabajo remoto ha cambiado por completo la manera de organizar y dividir las tareas de los miembros del equipo.  A continuación comentamos técnicas para dividirse las tareas semanales sin recurrir a llamadas constantes:

- Realizar un SCRUM MASTER semanal

Por medio de esta herramienta, los miembros del departamento conocerán a la perfección sus tareas semanales y se tendrán que reunir una vez al día para informar sobre los progresos que están obteniendo en base a las tareas realizadas. Cada semana simboliza un sprint.

Esta herramienta es muy útil en el corto plazo y se adapta fácilmente a las necesidades o objetivos de cada departamento.

- Dividir semanas de gestión con las semanas de creación

A la hora de planificar los sprint, se puede planificar las nuevas tareas u gestionar las tareas que ya han sido fijadas. Esto quiere decir que durante los sprints los trabajadores planifican y gestionan a la vez, lo que no siempre resulta fácil hacer estas dos tareas al mismo tiempo.

Lo que han implantado muchas compañías es la de dividir una semana de planificación y otra de gestión y revisión (sirviéndose de herramientas de revisión periódica como son los KPI, por ejemplo. 

Esto no quiere decir que durante la semana de planificación de nuevas tareas o proyectos los miembros del departamento no se reúnan diariamente, aunque sea por cuestión de unos pocos minutos.

- Bloquea el tiempo y las tareas

Una gran cantidad de departamentos de compañías organizan varias llamadas al día, describiendo a los demás compañeros de trabajo sobre las tareas que tienen que realizar, estableciendo los deadline adecuados, pero, muchas veces, sin fijar la prioridad y, sobre todo, sin establecer un calendario claro para la realización de los mismos.

Está comprobado que la calendarización de las tareas y saber bloquear el tiempo laboral para realizar una determinada tarea ayuda a planear las tareas con una intencionalidad práctica. Se podrán cumplir las tareas, o no, en su plazo, pero al menos cada empleado conoce qué tiempo exacto tiene que invertir para acometer cada una de las tareas.

Existen otras técnicas que utilizan las compañías para no perder tiempo con la planificación de las tareas como es el de establecer un día a la semana sin reuniones. A algunas compañías les funciona.