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Se publica la segunda parte del artículo original Método Kanban: cómo trabajar de forma ágil, eficiente y satisfacer las necesidades de tu cliente

Aplicabilidad del Método Kanban al sector legal

El Método Kanban se ha vuelto exponencialmente popular gracias a su amplia comunidad de usuarios en la industria de servicios de desarrollo de software. Gracias a la sencillez con la que se entiende, la flexibilidad en su aplicación y, sobre todo, su éxito en la rápida mejora de resultados, se ha extendido a muchas industrias de prestación de servicios, por ejemplo, arquitectura, ingeniería civil, producción de televisión y medios, publicidad, investigación y análisis de mercado, recursos humanos y contratación, informes financieros y, por supuesto, servicios legales.

Al ser un método o forma de mejorar la gestión, es aplicable a cualquier organización o equipo, independientemente de su tamaño, o de las metodologías, marcos o formas de trabajo adoptados o existentes previamente. No prescribe procesos de desarrollo específicos, ni flujos de trabajo predefinidos, ni incluye nuevos roles o responsabilidades para los integrantes de los equipos de trabajo. Nunca se trata de utilizar el método Kanban frente a una metodología o marco determinado.

Los valores promovidos por el método

El Método Kanban toma como punto de partida el hecho de que cada organización es una red de individuos, conectados psicológica y sociológicamente para resistir el cambio. El Método Kanban reconoce estos aspectos humanos.

En el fondo, el Método Kanban se preocupa por la gestión del cambio evitando la resistencia a él, comienza con el principio de cambio "empieza donde estás", a través del cual el cambio se cataliza de forma evolutiva, respetando los roles, responsabilidades y puestos existentes.

No se persigue una transformación "Big Bang" de un estado actual a un estado futuro, sino que la implementación del método se basa en el acuerdo de buscar mejoras a través del cambio evolutivo fomentando el liderazgo en todos los niveles.

La gestión del cambio debe basarse en fomentar el liderazgo en todos los niveles de la organización, es decir, desde las aportaciones individuales de cada persona hasta los puestos más altos.

No solo debemos pensar en el liderazgo desde los roles tradicionales como los encarnados en socios-directores o gerentes, sino en un liderazgo basado en las aportaciones de todos los abogados y demás miembros de la organización, quienes, a través de sus conocimientos, experiencia y observaciones, ya sea a través de meras sugerencias de mejora o toma de decisiones de bajo o medio nivel, son capaces de hacer contribuciones significativas.

El Método Kanban se rige por el principio de promover ciertos valores en la que se apoya la cultura. Está motivado por la creencia de que es necesario respetar a todas las personas que contribuyen de manera colaborativa en una organización, no solo para el éxito de la empresa, sino para que la transformación valga la pena para todos.

Los valores que guían el Método Kanban son los siguientes:

1. Transparencia, se basa en el hecho de que compartir información abiertamente mejora el flujo de valor empresarial. Tener la misma "visión" y usar el mismo lenguaje, simple, claro y directo, es parte del valor.

2. Equilibrio, en referencia a la comprensión de los diferentes aspectos, puntos de vista y capacidades, que deben ser equilibrados para ser efectivos.

3. Colaboración para mejorar la forma en que las personas trabajan juntas.

4. Centrado en el cliente, interna o externamente, ya que los clientes son el foco natural del Método. En cada sistema kanban, el trabajo fluye hasta llegar a un punto de valor realizable: cuando los clientes reciben el producto o servicio solicitado. Los clientes y el valor que reciben es el enfoque natural del Método Kanban.

5. El flujo de trabajo es la ejecución de ese trabajo, el flujo de valor, ya sea continuo o una parte del trabajo. Cuando se usa Kanban, el flujo se considera un punto de partida esencial.

6. Liderazgo, entendido como la capacidad de inspirar a otros a actuar a través del ejemplo, la palabra y la reflexión.

7. Comprender significa principalmente conocerse a sí mismo (como individuo o como parte de un equipo) para seguir adelante. Kanban es un método de mejora, como tal, conocer el punto de partida es la base de todo.

8. Acuerdo, como compromiso de avanzar juntos hacia los objetivos, respetando (y, en la medida de lo posible, acomodando) las diferencias de opinión o enfoques. No se trata de una gestión por consenso, sino de un compromiso dinámico conjunto de mejora.

9. Respeto, como resumen de los demás valores, significa valorar, comprender y mostrar consideración por las personas.

La correcta implementación es la clave del éxito

La implementación del Método Kanban debe hacerse sobre la base de entender que las organizaciones y equipos, independientemente de su tamaño, son ecosistemas interconectados de servicios interdependientes.

Además, en el proceso de prestación del servicio, lo más importante es comprender las necesidades y expectativas de sus clientes y concentrarse en ellas.

Lo primero que hay que entender es que gestionamos el trabajo y no las personas ni los recursos. Debemos acordar reglas de trabajo e imponer y exigir su cumplimiento, por lo que estas deben ser explícitas y seguidas por todos, con el fin de estandarizar los procesos y lograr mejores resultados para el cliente. 

A partir de este punto, conviene evitar la microgestión. Tenemos que dejar que los abogados se organicen en torno a las tareas, respetar su autonomía y exigir responsabilidad por los resultados.

Los resultados dependen de cómo hacemos las cosas, cómo trabajamos. Así, la parte más práctica de la implementación del Método Kanban consiste en la implementación de determinadas actividades fundamentales, denominadas Prácticas Generales, que deben llevarse a cabo para la creación y gestión de sistemas Kanban y que variarán en función del alcance de la aplicación del Método (por ejemplo, si estamos tratando con un equipo, varios equipos, departamentos, etc.).

La aplicación de lo anterior se vuelve más sofisticada dependiendo del nivel de madurez que alcancen las organizaciones y, con el tiempo, se desarrolla una capacidad adaptativa para responder mejor y más rápido a los cambios en los mercados y expectativas de los clientes, convirtiéndose así en un eficiente desarrollo organizacional y empresarial y herramienta de transformación.

La visualización del trabajo y su flujo nos permite absorber y procesar gran cantidad de información en poco tiempo y mejorar la transparencia. Es la clave para una colaboración eficaz y para la mejor identificación de riesgos y oportunidades que nos permite tomar decisiones adecuadas.

Por otro lado, cuando los recursos se llevan al límite, el resultado es baja calidad y se reduce la velocidad. Los sistemas más eficaces son aquellos en los que la atención se centra en el flujo de trabajo, no en las personas. Al limitar el trabajo en curso, es posible equilibrar la demanda en el sistema, asegurando que el trabajo "fluya" adecuadamente de acuerdo con la capacidad de las personas y equipos, manteniendo la operación de manera sostenible. Monitorear el flujo de trabajo y medir los resultados nos proporciona información clave sobre cómo administrar las expectativas del cliente, predecir riesgos y mejorar.

Tomamos un sinfín de decisiones todos los días sobre cómo organizar el trabajo, ya sea solos, con los miembros de nuestros equipos, entre equipos o a nivel organizativo. Todas las políticas de trabajo deben acordarse conjuntamente entre todas las partes involucradas, incluidos los clientes. Las políticas deben ser explícitas, simples, bien definidas y revisadas periódicamente.

Por otro lado, debemos establecer mecanismos de retroalimentación para coordinar y mejorar la forma en que trabajamos y brindamos servicio. El fortalecimiento de las capacidades de aprendizaje colectivo a través de juntas, métricas y reuniones periódicas y revisiones apropiadas, conocidas como "cadencias", son la clave para el cambio evolutivo.

El Método Kanban es un método de mejora colaborativa. Mediante el diseño e implementación común de pequeños cambios, denominados "experimentos", basados en la verificación del cumplimiento de hipótesis, para luego incorporarlas o retroceder fácilmente, se llega a una evolución experimental.

El Método Kanban para abogados, un viaje hacia la agilidad

El Método es simple de entender pero no tan fácil de aplicar. La obtención de todos sus beneficios depende de la forma en que se implemente, que dependerá del nivel de madurez de la organización y según el Modelo de Madurez Kanban (linkar a https://kmm.plus/en/), junto con la formación y los conocimientos adecuados.

Hay que decir que muchas veces se implementa a un nivel muy superficial, limitado al sistema de gestión visual, ya sea física o digitalmente.

La Kanban University se creó en 2011 con el fin de establecer un estándar de calidad en la forma en que se enseña y se practica el Método Kanban. Todos los elementos, principios, valores y prácticas del método Kanban, aunque son abstractos y aplicables en todas las industrias, son pragmáticos y viables; aplicable a cualquier servicio, organización, proyecto o equipo.

Los abogados y profesionales del sector ya acceder a una formación certificada (en inglés y castellano) sobre los fundamentos del Método Kanban, adaptada al sector jurídico, Kanban for Lawyers que será impartida por Lilian Mateu, en colaboración con la Kanban University. Puedes acceder aquí.

Para obtener más información sobre los próximos cursos, visita Selectius | Formación line, o envía un correo electrónico.