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La industria de servicios legales está inmerso en una acelerada transformación de gran complejidad de la que no hay vuelta atrás

La globalización de todas las industrias, la aparición de tecnologías disruptivas y la digitalización de los servicios del conocimiento son solo algunos de los retos a los que nos enfrentamos en el sector legal.

La liberalización de los servicios legales ha conllevado la entrada en acción de los nuevos actores, es decir, desde todo tipo de soluciones legaltech hasta proveedores alternativos de servicios legales, lo que ha provocado una explosión de nuevos modelos de negocio que están creando un mercado mucho más competitivo.

La pandemia ha trasladado a todo el mundo fuera del confort de las oficinas, sacando a la luz el trabajo real que cada uno realizamos y aportamos a los equipos y organizaciones. El rol de las oficinas y de los espacios de trabajo y la manera en que nos relacionamos y colaboramos ha cambiado para siempre.

Los clientes de servicios legales son maduros y más exigentes en todos los sentidos. Requieren una mayor comprensión de sus negocios y que alineemos nuestros servicios con sus objetivos comerciales. Necesitan servicios legales de mayor valor, flexibles y acordes con sus necesidades actuales. Es más, esperan, por supuesto, conseguirlos con la máxima calidad y rapidez y por un precio inferior.

A pesar de los acelerados cambios sociales, económicos, tecnológicos y regulatorios experimentados a lo largo de los últimos decenios, los abogados y profesionales del sector legal siguen anclados en las formas más tradicionales de trabajo.

Las nuevas generaciones de estudiantes de Derecho observan y se desmotivan ante un sector tan obsoleto y poco moderno. Los consumidores de servicios legales no ven una evolución acorde a la que experimentan otros servicios. Para los abogados encontrar una forma de trabajar que equilibre el trabajo con la vida personal es una utopía. Los managers de equipos se dedican a coordinar el trabajo mediante una cultura de control y ser lo más eficientes posible. Los socios propietarios de firmas jurídicas tratan de reinventar sus modelos de negocio con el propósito de mantenerlos rentables. El sector jurídico está abrumado con este nuevo escenario. 

Organisational and business Agility is the solution

Es fácil predecir que, como en todos los mercados, solo aquellos abogados, despachos y organizaciones del sector que se adapten rápidamente al nuevo escenario, ofreciendo mejores soluciones y servicios, en respuesta a las nuevas necesidades, evolucionarán y sobrevivirán.

Solo aquellos que sean resilientes y se reinventen, encontrando un nuevo equilibrio para todos los grupos de interés, encontrando una nueva forma de crear valor y generar diferentes resultados, tendrán una posición en el mercado en el mediano plazo.

El cambio debe ser rápido. Requiere nuevos valores y estructuras organizativas para poder ofrecer servicios más modernos, sostenibles, eficientes, orientados al cliente, competitivos y rentables.

El mayor desafío que enfrentamos los del sector legal en los próximos años es ser capaces de crear organizaciones ágiles y negocios robustos pero capaces de reinventarse.

Incorporar agilidad organizacional y empresarial en el sector legal significa cambiar la forma en que hacemos las cosas. Partiendo de una revisión crítica de los valores que conforman nuestra cultura, cambiando los hábitos que adoptamos, ajustando nuestros patrones de interacción y cooperación, modernizando los procesos que seguimos y revisando todo el comportamiento que determina nuestra forma de trabajar.

Agility incorpora los valores y principios de las denominadas “Metodologías Ágiles”, que comenzaron hace unos 20 años en la industria del desarrollo de software, como alternativa a los procedimientos tradicionales de gestión de proyectos.

Si bien el Método Kanban no es una de estas metodologías ¨Agile¨ originales, es contemporáneo y surgió como una respuesta a la dificultad que tenían algunas organizaciones con la adopción de un enfoque Agile. Sobre todo, Kanban integra la cultura de aceptación del cambio y aprovechamiento del mismo, adaptándose y evolucionando, apuntando a la mejora continua frente a planes de trabajo rígidos. Además, también se centra en las personas y fomenta la colaboración.

Se dice que el Método Kanban es un camino alternativo de los servicios profesionales a la agilidad empresarial, entendida como la capacidad de las organizaciones para adaptarse a nuevos contextos y responder rápidamente al cambio constante.

Kanban tiene sus raíces en dos premisas simples:

1. En lugar de gestionar y controlar a los trabajadores y los bloques de tiempo, deberíamos gestionar y controlar las cantidades de trabajo en curso y dejar que los trabajadores se organicen en torno a él.

2. En lugar de cambiar nuestro contexto comercial para que se ajuste a un modo de trabajo definido y prescrito, debemos comenzar con la forma en que trabajamos ahora y adaptarnos y evolucionar gradualmente hasta satisfacer plenamente las expectativas del cliente mientras operamos un negocio rentable y sostenible.

Kanban requiere que pensemos de manera diferente y que adaptemos la cultura de nuestras organizaciones.

¿Cómo lidiamos con un cambio de mentalidad cultural?

Todo cambio cultural debe ser evolutivo y tener lugar en diferentes niveles. No se trata de que nos obsesionemos con implementar una reestructuración disruptiva y dramática de organizaciones y servicios, o que adoptemos frenéticamente la tecnología por sí misma.

Los cambios sociales y organizativos drásticos solo sirven para ralentizar las empresas. Debemos ser conscientes de que para gestionar con éxito esta enorme transformación, el mayor obstáculo al que nos enfrentamos es siempre la resistencia al cambio. 

Lo que probablemente sea la mayor dificultad para el sector jurídico es el desinterés, dado todo lo que ello implica en sentido amplio, por cambiar el modelo de negocio tradicional.

Sea como fuere, se trata de que realmente comencemos a comprender nuestros propósitos y cuáles son nuestros valores, qué buscamos y qué logramos, entendiendo cómo trabajamos y por qué.

Se trata de analizar lo que hacemos para mejorarnos a nosotros mismos, a nuestros equipos y a nuestra organización. 

Se trata de reflexionar sobre lo que hacemos para comprender y responder a las necesidades de los consumidores.

Se trata de implementar una cultura de mejora continua colaborativa a través del aprendizaje organizacional con el objetivo de cambiar los resultados.

¿Qué es el método Kanban?

El método Kanban fue escrito por primera vez por su ideador, David J. Anderson, en el libro "Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business" (2010), en el que describió el método de gestión que había estado utilizando con sus equipos en Microsoft y Corbis, una empresa de licencias de derechos de propiedad intelectual y fotografía de archivo.

Aunque el Método Kanban fue creado y desarrollado en la industria de servicios de desarrollo de software, la principal motivación de David para crear el método fue principalmente encontrar una manera de administrar y mejorar los negocios de servicios profesionales, haciéndolos más rentables. Se inspiró en los conceptos desarrollados en Toyota, en su Toyota Production System (TPS), y adaptó los conceptos para su uso en organizaciones de servicios profesionales.

A su vez, el objetivo era crear un enfoque humano para el cambio que fuera compatible con la condición humana: reconocer que los humanos no se resisten tanto al cambio como se resisten a ser cambiados. El objetivo de David era crear el ADN evolutivo dentro de las empresas, de manera que fueran capaces de adaptarse y ser resilientes ante los cambios en los mercados.

La clave del método es asegurarse de que es el trabajo el que se gestiona y no las personas. Se parte de entender que la entrega de servicios profesionales es un proceso, que va desde una solicitud por parte del cliente, interno o externo, hasta la entrega de un resultado. Por tanto, debemos asegurarnos de que tenemos la capacidad adecuada para llevar a cabo la demanda y que la gestionamos y entregamos en la forma y tiempo pactados. Tenemos que asegurarnos de que el trabajo que realizamos y el valor que ofrecemos es, en todo momento, el requerido y necesario por el cliente.

Dado que el trabajo del conocimiento es intangible por naturaleza, para gestionar y mejorar este conocimiento de forma ágil hay que empezar por visualizarlo, procurando que todos los miembros del equipo y la organización tengan literalmente la “misma imagen”. Para ello, implementamos en primer lugar la gestión visual de los procesos de trabajo, a través de los denominados “tableros kanban”. El trabajo, representado por post-its o tarjetas digitales, que incorporan las tareas a realizar, tiene que fluir por diferentes fases del proceso.

Cuando podemos ver y entender cómo avanza el trabajo, o no, qué está provocando retrasos o dependencias, etc. ... podemos gestionarlo mejor y con el tiempo crear los llamados “sistemas kanban”, que son sistemas de flujo de trabajo.

Mediante el uso de señales visuales ("kan” “ban"), limitamos progresivamente la cantidad de Trabajo en Curso o Work In Progress (WIP), que es el trabajo que estamos haciendo al mismo tiempo (generalmente demasiado), estableciendo reglas o políticas de priorización.

A partir de ahí, podemos empezar a crear los llamados sistemas Pull en los que el trabajo se "tira" (desde dentro) solo cuando hay capacidad disponible para hacerlo, en lugar de "empujar" (desde fuera) el trabajo, incluso cuando hay una sobrecarga.

El objetivo es siempre completar el trabajo de la manera más ágil, rápida y predecible como sea posible.

Los beneficios de aplicar el Método Kanban a los servicios legales

La implementación práctica del Método Kanban en todas sus dimensiones, no solo mejora la prestación de servicios legales, sino que también gestiona el cambio hacia la Agilidad empresarial.

La aplicación del Método Kanban en el sector legal alivia la sobrecarga, tanto para las personas como para los equipos, reduciendo la multitarea, mejorando la eficiencia y, en última instancia, obteniendo una mejora progresiva en la calidad y la entrega rápida del servicio al cliente.

Al crear un sistema de gestión del trabajo, basado en la limitación de las actividades que realizamos al mismo tiempo, podemos trabajar de forma sostenible. El equilibrio entre la demanda de trabajo por parte de los clientes (externos o internos) y la capacidad de abogados y equipos se hace realidad. Somos capaces de lograr un ritmo de trabajo aceptable y sostenible, mejorando la motivación y satisfacción de los abogados con el trabajo realizado.

En segundo lugar, logramos una reducción significativa en la variabilidad en el proceso de trabajo, a pesar de que la estandarización del servicio legal es mucho más complicada y menos aceptada que en las industrias de producción de productos. Al recopilar datos sobre los tiempos de finalización de las actividades, es posible obtener patrones para mejorar la previsibilidad de la duración de un trabajo. De esta forma, podemos tomar decisiones más fiables y podemos generar más confianza, al poder comprometernos y dar una respuesta ágil, rápida y adaptada a las diferentes demandas.

La eliminación del trabajo que no aporta valor, es un objetivo de nivel superior relacionado con la rentabilidad económica del negocio. Dado que en la prestación diaria del servicio jurídico hay un sinfín de actividades que podrían ser consideradas y etiquetadas como sin valor real, desarrolladas en su mayoría por directivos, no son muy fáciles de erradicar.

Con el Método Kanban logramos adoptar una cultura arraigada de mejora continua. Promovemos y logramos el empoderamiento de abogados y otros profesionales.

Definiendo objetivos, haciendo pequeños cambios continuamente, cometiendo errores y aceptando el fracaso, utilizando los datos empíricos que recogemos y evaluando los resultados, logramos estabilizar y estandarizar procesos y lograr un cambio evolutivo e incremental en la madurez organizacional y empresarial.

En definitiva, logramos el desarrollo de sistemas de trabajo basados en la cooperación a todos los niveles.

En resumen, los beneficios que nos ofrece la aplicabilidad del método son

1. Sostenibilidad del trabajo

2. Prestación de servicios orientados al cliente

3. Supervivencia empresarial

4. Mejora continua

5. Estrategia empresarial

Trainer: Lilian Mateu

A pesar de la velocidad de los cambios sociales, económicos, tecnológicos y regulatorios de las últimas décadas, los abogados y profesionales del sector legal siguen anclados a los estilos de trabajo y gestión más tradicionales.

La globalización de todas las industrias, la aparición de tecnologías disruptivas y la digitalización de los servicios del conocimiento son solo algunos de los nuevos escenarios a los que se enfrentan los abogados y profesionales en el sector jurídico.

La liberación de los servicios legales ha conllevado la entrada nuevos actores, lo que ha provocado una explosión de nuevos modelos de negocio que están creando un mercado mucho más competitivo.

La industria de los servicios legales está atravesando una transformación acelerada y altamente compleja de la que no hay vuelta atrás. La pandemia de COVID-19 ha llevado a todos desde la comodidad de la oficina, sacando a la luz el trabajo real que cada profesional aporta a su equipo y organización y ha acelerado la necesidad de cambio.

Incorporar agilidad en las organizaciones y en los negocios, lo que significa cambiar la forma en la que se gestiona el trabajo y los equipos para obtener resultados diferentes, liderando con nuevos valores para adaptarse al nuevo contexto y responder rápidamente al cambio, es el mayor reto para la industria de los servicios legales en los próximos años.

El Método Kanban para abogados

El Método Kanban es un camino alternativo para los servicios profesionales legales a la agilidad empresarial. Aplicar el Método Kanban en equipos y organizaciones del sector legal nos ofrece una nueva forma de diseñar, gestionar y mejorar los servicios en el sector legal.

Fortalece la colaboración y el trabajo en equipo de forma natural, creando un enfoque humano para la gestión del cambio fomentando el liderazgo en todos los niveles.

Los principales beneficios que nos ofrece la aplicabilidad del método son:

• Sostenibilidad y equilibrio en el trabajo

• Colaboración efectiva entre profesionales 

• Liderazgo a todos los nivelesd

• Prestación de servicios orientados al cliente

• Mejora continua en la gestión

• Estrategia y supervivencia empresarial

El método Kanban es simple de comprender pero no tan fácil de aplicar. La obtención de todos sus beneficios depende de la forma en que se implemente, junto con la formación y los conocimientos adecuados.

Asistiendo a este curso, podrás acceder a una formación certificada sobre los fundamentos del Método Kanban adaptada al sector jurídico. Después de la realización de este curso serás capaz de empezar a implementar el método Kanban “el próximo lunes” aplicando las primeras prácticas del método en su trabajo diario.

¿A quién va dirigido?

Abogados y profesionales del sector jurídico que quieran encontrar la forma de

• Realizar el trabajo de manera ordenada, equilibrada y eficiente sin sentirse sobrecargados.

• Definir criterios para priorizar el trabajo, enfocándose en qué trabajar ahora, qué dejar para más tarde y qué descartar por completo, terminando con «todo es urgente».

• Fomentar el trabajo en equipo, la colaboración, la comunicación y la confianza.

• Mejorar la prestación de servicios para «hacer las cosas» con calidad, mayor velocidad y previsibilidad.

• Centrarse en la satisfacción del cliente, brindándoles servicios de alto valor, flexibles y en sintonía con sus necesidades actuales y objetivos de negocio.

• Crear organizaciones ágiles y negocios resilientes que sean capaces de reinventarse.

¿Que aprenderás?

Aprenderás los conceptos básicos del Método Kanban aplicado al sector de los servicios legales.

Aprenderás a saber detectar la sobrecarga de trabajo y otras causas de baja eficiencia en la gestión.

Aprenderás a incrementar la productividad, la satisfacción individual y del equipo, la velocidad y calidad del trabajo, mejorando evolutivamente.

Aprenderás gestionar el trabajo visualmente utilizando un tablero kanban, acordando políticas de trabajo y realizando reuniones efectivas.

Contenido:

• Motivaciones y Beneficios para aplicar el Método Kanban

• Principios y Valores del Método Kanban

• Qué es un sistema Kanban

• Cómo diseñar un tablero Kanban y un ticket 

• Cómo gestionar el flujo de trabajo de prestación de servicios kanban

• Cómo aplicar las Prácticas del Método Kanban

• Descripción general de las Reuniones básicas del Método Kanban

• Métricas y gráficos clave del Método Kanban

• Introducción al Modelo de Madurez Kanban

La implementación práctica del Método Kanban requiere relativamente poco esfuerzo y no solo mejora la prestación de servicios legales, sino que también gestiona el cambio hacia la agilidad empresarial.

¿Qué obtendrás?

• Formación on line interactiva de alta calidad adaptada a los profesionales del sector legal y enfocada a la singularidad y complejidad de la los servicios legales

• Materiales de formación en formato electrónico (formato pdf) 

• Certificado oficial de la Kanban University.

• Acceso a descuentos para talleres STATIK (system thinking approach to implement kanban) 

• 2 sesiones de coaching gratuitas que te ayudarán a implementar y adaptar el Método Kanban en tu equipo y organización.

Fechas y Duración

El curso se desarrollará online en 4 sesiones de trabajo de 3 horas. Todas las sesiones serán en vivo e interactivas.

En Español:

• Lunes 18 a Jueves 21 de Octubre, 2021. 

• Martes 26 y Jueves 28 de Octubre, Martes 2 y Jueves 4 Noviembre, 2021.

En Inglés:

• Martes 16, Jueves 18, Martes 23, Jueves 25 de Noviembre, 2021.

• Lunes 29 de Noviembre a Jueves 2 de Diciembre, 2021.

Puedes solicitar un curso privado para tu equipo u organización.

Contacto para más información aquí.

E-mail: hola@selectius.com

Tel.: +34 610 258 431