Cuando se construye un edificio lo primero que se debe hacer son los planos para poder ubicar los espacios y tener una estructura. En los despachos de abogados ocurre lo mismo, pero en este caso no se necesita un plano, sino una agenda para organizar las tareas que han de realizarse y seguir un orden a la hora de ejecutarlas.

Tener una agenda organizada es fundamental para los abogados. Es cierto que esta acción implica invertir tiempo y puede ser complicado, pero te servirá a dar prioridad a las tareas que tienes que realizar y a que no se te olvide ninguna. Tener un control diario te permitirá ser más efectivo y trabajar de manera más productiva, ya que no se te pasarán los plazos con los clientes, entregarás los documentos a tiempo y tendrás una correcta organización.

Estas son algunas de las acciones que puedes ejecutar para mantener el orden de tu agenda y convertirte en el abogado que todas las personas desean contratar.

1.      Priorizar las actividades

Todo el trabajo que realiza un abogado es importante pero las tareas tienen plazos de tiempo. Por eso es importante dar prioridad a las labores que han de ejecutarse primero. Un método exitoso para priorizar el trabajo es organizar la agenda por niveles, otorgando a las actividades el nivel que le corresponde. Por ejemplo, el nivel 1 para las tareas que tienes que realizar hoy y el nivel 2 para las tareas que tienes que hacer esa semana. Puedes añadir tantos niveles como desees.

2.      Atribuir un color a cada actividad

Puede parecer una tontería, pero atribuir un color a cada tarea ayuda a planificar más eficazmente ya que relacionas cada color con una actividad. Además, es más agradable a la vista, un factor que incrementa de manera inconsciente la motivación para ejecutarlas.

3.      Establecer tiempos a cada tarea

Poner límites de tiempo para desarrollar cada actividad permite gestionar el tiempo de manera más eficaz y evitar que una tarea permanezca en suspenso indefinidamente. El objetivo es que los abogados completen los retos diarios y trabajen de manera más productiva.

4.      Activar recordatorios

Al igual que te pones alarmas en el teléfono móvil para despertarte por las mañanas, activar recordatorios de las tareas que tienes que hacer durante ese día o los siguientes, o incluso, las reuniones a las que tienes que acudir, te ayudará a que no se te olvide su existencia. Activar estos recordatorios es posible si cuentas con una agenda digital.

5.      Tener una agenda digital

Tomar notas en papel puede ser de gran ayuda en ocasiones, pero corres el riesgo de perderlas y con ella toda la información. Lo más recomendable es tener una agenda digital, ya que ocupa menos espacio y, además, puedes acceder a ella y consultarla en cualquier momento y lugar desde tus dispositivos.

6.      Compartir tu agenda con los miembros del equipo

La comunicación eficaz es la clave del éxito en cualquier empresa. Para que todos los miembros de un equipo estén coordinados es bueno que compartan sus agendas, con el objetivo de evitar que se duplique el trabajo y las tareas se desarrollen de manera correcta. Poder consultar las agendas de los demás compañeros ahorrará tiempo, lo que se traduce en una mayor productividad de los abogados.