La organización de un equipo de trabajadores es fundamental para la empresa funcione correctamente. Los abogados de los despachos hacen uso de la aplicación Microsoft Teams para la comunicación interna gracias a las ventajas que ofrece.

Pero si deseas trabajar con esta herramienta de manera eficaz y productiva, hay que saber manejarla. Algunos tips para sacar el mayor rendimiento a Teams son:

1.     Sincronizar contactos

Microsoft Teams permite sincronizar los contactos agregados en la agenda de otros medios, como del correo electrónico y de tu móvil con el objetivo de ahorrar tiempo en tener que agregarlos de nuevo. Es tan fácil de hacer como acceder al apartado de privacidad y seleccionar el botón de “Administrar”.

2.     Mencionar a los usuarios

Para asegurarte de que los usuarios con los que te comunicas leen el mensaje que va destinado a ellos, antes de su nombre introduce @ y de esta manera, recibirá una notificación extra. Esta acción también te permite filtrar la actividad de la conversación y encontrar más rápido los mensajes.

3.     Anclar las conversaciones

Los despachos de abogados disponen de muchos trabajadores, por lo que es fácil que existan muchas conversaciones a la misma vez. Para ahorrar tiempo en la búsqueda de los canales más importantes, aquellos con los que trabajas con más frecuencia, ancla las conversaciones verdaderamente importantes. Esta herramienta te permitirá fijar esos chats en la parte superior de la tu lista con el objetivo de que están más visibles y acceder a ellos con más facilidad.

4.     Elaborar encuestas

Cuando hay muchas personas en una misma conversación y necesitas obtener la opinión de todos los miembros del equipo, la plataforma permite a los usuarios crear sus propias encuestas. Esta función es muy útil ya que podrás recoger todos los votos de manera conjunta y no perder tiempo en apuntar de manera individual la votación de cada persona. Es tan sencillo como seleccionar el icono de los tres puntos situado debajo del cuadro de texto y buscar ‘encuestas’.

5.     Integrar aplicaciones en Teams

Microsoft Teams te permite integrar todas las aplicaciones de Office 365 en la plataforma, así como aplicaciones de terceros. Esto te facilitará tus tareas diarias, mejorará la comunicación entre los miembros de un despacho de abogados y automatizará los flujos de trabajo.

6.     Compartir un chat en Outlook

En ocasiones es necesario para el trabajo compartir por correo electrónico la comunicación que has tenido con usuario a través de la plataforma Teams. Sin embargo, para ahorrar tiempo en esta tarea, Teams te permite compartir directamente la conversación a través de Outlook, como si fuera un correo electrónico pero con el beneficio de que no tienes que salir de los equipos.

Para ello, vamos a la conversación y hacemos clic en el botón de puntos suspensivos (tres puntos). En la ventana emergente, seleccione ‘Compartir en Outlook’ y agregue el destinatario y otra información relevante.

7.     Compartir archivos

Esta herramienta no solo sirve para chatear con tus compañeros de trabajo, sino que, además, puedes enviar archivos de audio, imagen y vídeo sin la necesidad de tener que abrir otra aplicación, como el correo electrónico.

8.     Realizar videollamadas

Microsoft Team permite realizar videollamadas o llamadas de voz entre varias personas a través de su plataforma sin la necesidad de tener que hacer esta acción por Skype. Además, para evitar distracciones y ofrecer una imagen más profesional, puedes cambiar el fondo de la videollamada.

9.     Grabar las reuniones

Tomar notas en papel o en el ordenador durante una reunión es una acción muy habitual de los abogados, sin embargo, Teams te da la oportunidad de grabar las videollamadas que se realizan, con imagen y audio, independientemente del tiempo que duré la conversación. Esto te permitirá tener acceso a la reunión en un momento posterior, por si necesitas repasar alguno de los puntos debatidos.

10.  Controlar los comandos

La eficacia operativa del abogado depende del control que tenga de la aplicación Teams. Para ahorrar tiempo en las operaciones es fundamental que conozca los comandos que rigen esta herramienta.