Millones de empleados de todo el mundo trabajan ahora desde casa debido a la pandemia de COVID-19. Como muchos no lo han hecho antes, se enfrentan a retos en la gestión de sus flujos de trabajo y en la coordinación y colaboración con sus compañeros. Los equipos jurídicos de las empresas se enfrentan ahora al reto de cumplir con sus obligaciones legales y éticas en este nuevo panorama. Aunque esto ha sucedido debido a circunstancias muy desafortunadas, si se adoptan las herramientas y tecnologías adecuadas, el trabajo a distancia puede ser una forma de trabajar segura, cómoda y, lo que es más importante, conforme a la ley.

Nos sentamos con Sarah Sims-Thompson, Jefa de Producto de Blue Star Case Solutions, para hablar sobre Microsoft 365 (antes Office 365) y las mejores prácticas en relación con el paradigma del trabajo desde casa.

¿Qué recomendaciones tiene desde la perspectiva de la preparación para los litigios?

Creo que los equipos jurídicos de las empresas tienen que hacer un balance de cómo ha cambiado el comportamiento de los empleados y asegurarse de que actualizan su protocolo de Información de Almacenamiento Electrónico (ESI, por sus siglas en inglés) para reflejar esos cambios. Básicamente, necesitan tener un plan sobre cómo preservar y recoger todos los datos generados por el usuario ahora que los trabajadores están en casa. Deben empezar por identificar exactamente dónde se generan estos datos, desde los dispositivos hasta el software que utilizan. Si la empresa no apoyaba a los trabajadores remotos antes de Covid-19, probablemente tenga mucho más trabajo que hacer que las que sí lo hacían. 

Aunque cada empresa tiene un perfil de litigio único, en general, se puede considerar que lo siguiente es el mejor despacho; proporcione a sus empleados los dispositivos necesarios para realizar sus tareas, como ordenadores portátiles, tenga una lista de software permitido de aplicaciones y plataformas que apoyen la preparación para el litigio y respalde su plan con políticas para los empleados. Usted quiere saber dónde almacena la gente sus datos y comunicaciones, no puede dejar que los empleados tomen sus propias decisiones. Cuantas más fuentes de datos tenga, más compleja y falible será su estrategia de conservación, ya que todos los datos de los empleados son descubribles, independientemente de dónde estén. Los equipos jurídicos deben trabajar con sus equipos de TI para reducir su panorama de ESI con una política clara de software permitido que reduzca su campo de acción al desarrollar su estrategia de preservación. Aunque no pueden impedir que un empleado utilice aplicaciones que no están en su lista de autorizaciones, el empleado estaría infringiendo la política si lo hiciera. 

Hay que recordar que una estrategia de preservación debe ser "razonable" y defendible. No puede, y algunos dirían que no puede, tener en cuenta todas las posibles fuentes de datos, ya que sería una carga excesiva. La mayoría de las empresas utilizan Microsoft 365 (M365), que incluye funciones de eDiscovery integradas que pueden facilitar mucho el trabajo del equipo jurídico.

¿Qué tipo de funciones de eDiscovery?

Microsoft 365 tiene capacidades de eDiscovery integradas de principio a fin. Sin embargo, las funciones disponibles dependen de la licencia de Microsoft 365 de la empresa. Las funciones avanzadas de eDiscovery en M365, como la notificación de retención legal, la evaluación temprana de casos, el procesamiento y la revisión, requieren una licencia E5 o su equivalente, que no muchas empresas tienen para todos sus empleados. La mayoría de las empresas tienen licencias E3 que permiten conservar los datos en el lugar, realizar búsquedas e investigaciones y exportar los datos si se requiere una revisión posterior. Con una licencia E3, Microsoft 365 eDiscovery le permite conservar los datos de Outlook, Teams, SharePoint y OneDrive y le permite aplicar limitaciones de intervalo de fechas y otros filtros. Trabajo con muchas empresas para ayudarles a aprovechar sus licencias de Microsoft 365. No solo porque es rentable, sino porque están preservando los datos en el lugar y no recopilando para preservar, por lo que están reduciendo el riesgo también al preservar solo lo que necesitan y solo recopilar cuando lo necesitan.

Ha mencionado Teams, ¿cómo beneficiaría eso a una empresa que se enfrenta ahora a la WFH?

Teams está sustituyendo a Skype, es básicamente Skype con esteroides. Muchas empresas están utilizando Teams para las videoconferencias, la colaboración, la mensajería y mucho más. Dado que los datos de Teams son fáciles de conservar en M365, es una opción inteligente. 

¿Qué es lo que los equipos jurídicos encuentran difícil en Microsoft 365?

Con Microsoft 365 tenemos un solapamiento entre el departamento jurídico y el de TI, y considero que este es el mayor reto. Normalmente, el presupuesto de licencias de M365 recae en el departamento de TI, no en el jurídico, por lo que a menudo no están en la mesa cuando se toman las decisiones sobre las licencias y, por lo tanto, a menudo no obtienen las licencias que necesitan para aprovechar la funcionalidad de M365, como la preservación en el lugar.

Otro problema es que el departamento jurídico y el de TI no suelen hablar el mismo idioma, lo que dificulta la comunicación de sus necesidades. Los equipos de TI no suelen ser expertos en las obligaciones legales de una empresa ni en el proceso de eDiscovery, mientras que los equipos jurídicos no suelen entender toda la jerga de TI ni los requisitos de seguridad. También observamos que el departamento de TI es reacio a conceder permisos al departamento jurídico para acceder al centro de seguridad y cumplimiento, donde se encuentra la funcionalidad de eDiscovery, porque se considera que este es realmente el dominio del departamento de TI, ya que es donde se gestiona toda la seguridad y la gestión de amenazas de la empresa. Incluso cuando se conceden permisos al departamento jurídico, la interfaz técnica, diseñada para TI, puede resultar desalentadora para los equipos jurídicos. Trabajo tanto con el departamento jurídico como con el de TI como una especie de traductor para ayudar a educar a ambas partes sobre los beneficios, las características y la funcionalidad de Microsoft 365 y cómo les ayudará a reducir los costes y gestionar los riesgos.

También pregunté a Aaron Crockett, abogado de Harrang Long Gary Rudnick, que tiene los mismos retos en su bufete. Aaron afirmó que el conjunto de habilidades de los usuarios y la formación de los abogados en una nueva plataforma es difícil.

Sí, definitivamente, los abogados no quieren pasar tiempo aprendiendo otra plataforma, quieren hacer lo que mejor saben hacer, que es practicar la abogacía.

¿Suena como si Microsoft 365 fuera la única solución que una empresa necesita para cumplir con su deber de conservación? 

En realidad, ese no suele ser el caso. Incluso si una empresa utiliza Microsoft 365 y tiene la licencia adecuada, casi siempre hay datos que requieren ser preservados fuera de Microsoft 365. Algunas corporaciones utilizan plataformas en la nube como Slack, Salesforce o Asana y, por supuesto, suele haber datos informáticos, de red y telefónicos relevantes. Las cosas pueden complicarse muy rápidamente. A menudo desafío a los equipos corporativos de TI y Jurídicos a pensar en formas creativas de agilizar la preservación sin limitar la capacidad de sus empleados para hacer el trabajo.

Un ejemplo: digamos que sus empleados utilizan actualmente sus teléfonos para enviar mensajes de texto a otros empleados. Si estos datos son susceptibles de ser descubiertos, puede ser MUY difícil y costoso recoger esos mensajes de texto de esos teléfonos. Me viene a la mente la frase "te daré mi teléfono cuando me lo quites de mis frías y muertas manos". Así que, ¿por qué no dictar una política que prohíba los mensajes de texto y que, en su lugar, permita la mensajería a través de Equipos en el teléfono? De este modo, no tendrás que luchar a muerte para conseguir el teléfono de alguien. En su lugar, puedes preservar esas conversaciones cuando estés preservando su correo electrónico en Microsoft 365. Más barato, más fácil, menos riesgo. 

¿Y si no tienen Microsoft 365 o la licencia adecuada para realizar la preservación allí?

Por supuesto, eso es lo que ocurre a menudo, e incluso si tienen todas las licencias adecuadas, seguirán enfrentándose al reto de preservar fuentes de datos que no sean de 365. Creo que todo comienza con la política de software permitida. Elija aplicaciones que tengan una funcionalidad de preservación incorporada. Por ejemplo, para la mensajería, elija algo como Chatter 365, que le permite poner fácilmente retenciones y preservar en su lugar y que exporta los datos en un formato fácilmente revisable, a diferencia de Slack, que es notoriamente difícil de preservar, recopilar y revisar. 

¿Alguna reflexión final?

Preparar a un equipo para que trabaje a distancia puede ser un reto, sobre todo cuando ocurre rápidamente y sin previo aviso, como ocurrió en marzo a causa de la pandemia. Tanto si utiliza Microsoft 365 como si no, intente limitar su panorama de ESI para que su estrategia de preservación sea manejable y rentable, repetible y defendible. Si necesita ayuda o tiene preguntas, BlueStar puede ayudarle. Póngase en contacto con nosotros para saber más sobre la importancia de Microsoft 365 para gestionar su lugar de trabajo remoto y las mejores formas de implementarlo en su organización.

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Sarah Thompson, es Directora de Producto de BlueStar Case Solutions, Inc. Sarah es una apasionada de la innovación en tecnología legal, habiendo desarrollado, llevado al mercado, posicionado y gestionado algunas de las ofertas tecnológicas líderes del sector legal durante más de 15 años. Sarah aporta una gran experiencia en tecnología legal y en la nube en las áreas de gestión de productos, e-discovery, privacidad de datos y seguridad y cumplimiento de Microsoft 365. 

Fundada en 2003, BlueStar ha prosperado y continúa llevando a cabo con éxito su misión de empresa "para ofrecer resultados consistentes y ganadores con un servicio personal inigualable para nuestros clientes aprovechando las tecnologías más sofisticadas y actuales disponibles." Somos expertos en apoyo a litigios, soluciones de datos complejos, cumplimiento de la normativa, privacidad de datos y plataformas de software. Permítanos ayudarle a estructurar e implementar una solución ganadora hoy mismo. Para obtener más información, visite esta página.