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La clave para un año próspero frente a la incertidumbre es asegurarse de que tu despacho cuenta con la tecnología y los procesos que permitirán a los empleados del despacho manejar todas las funciones esenciales de forma remota

Por fin hemos dejado atrás el año 2020 y estamos en un nuevo año, ¡y esperemos que mucho menos tumultuoso! Por supuesto, los tiempos siguen siendo inciertos y hasta que todo el mundo esté completamente vacunado, tiene sentido crear resiliencia en tu despacho de abogados con el fin de garantizar que tu bufete sea capaz de prosperar sin importar las bolas de nieve que encontremos en el próximo año.

La buena noticia es que hay algunos pasos sencillos y factibles que puede tomar para preparar a tu despacho para cualquier cosa que traiga el futuro y hacer posible que funcione y obtenga beneficios sin importar dónde se encuentren los empleados de tu despacho. Es posible que ya haya implementado algunas de las siguientes ideas en los procesos de tu empresa, y si es así, ¡buen trabajo! Pero, sin duda, hay otras herramientas que puede añadir al arsenal de tu empresa y que le garantizarán la estabilidad y el éxito en 2021.

Así que, sin más preámbulos, aquí están mis 4 principales consejos para crear resistencia en tu despacho de abogados para este nuevo año.

Cuando tu equipo trabaja a distancia, la comunicación eficaz con los clientes es fundamental. Tus clientes y potenciales clientes necesitan poder ponerse en contacto con tu firma y recibir respuestas a sus preguntas de manera oportuna y en un formato que se adapte a sus necesidades. Poco importará a los clientes que los empleados de tu empresa trabajen a distancia y, por tanto, no puedan acceder a las herramientas de comunicación necesarias.

Por eso es necesario poner en marcha tecnologías que faciliten la comunicación desde cualquier lugar, independientemente de las circunstancias. Las principales herramientas que tu bufete necesitará al comenzar el nuevo año son los sistemas telefónicos VOIP (protocolo de voz sobre Internet), las herramientas de admisión en línea, los portales seguros de comunicación con los clientes y los mensajes de texto bidireccionales integrados en el software de gestión del bufete. Con estas herramientas, las comunicaciones externas de tu despacho funcionarán sin problemas, independientemente de la ubicación de tus empleados.

Por supuesto, la comunicación interna es tan importante como la externa cuando el personal de tu bufete está disperso. Los empleados de tu empresa deben poder comunicarse rápida y fácilmente entre sí, tanto si trabajan en la oficina como desde casa. En 2021, el correo electrónico por sí solo no es suficiente; los empleados de tu empresa necesitan varias formas de comunicarse y colaborar a distancia para trabajar de forma eficaz y eficiente. Esto se debe a que algunas comunicaciones pueden justificar un correo electrónico o una llamada telefónica, mientras que otras son lo suficientemente simples como para que un mensaje rápido sea todo lo que se necesita.

Por ello, tu empresa debe proporcionar a tus empleados una variedad de formas de comunicación en línea, y si esos métodos de comunicación están integrados en un programa de software, mucho mejor. Algunas de las herramientas clave de comunicación interna que tu firma debería implementar son los mensajes directos de la misma, el chat interno que, idealmente, está integrado en el software de gestión de tu bufete, y las videoconferencias.

En los últimos años, los tribunales de muchas jurisdicciones han iniciado la transición a la presentación electrónica de documentos judiciales, y la pandemia ha acelerado esta tendencia. Como resultado, algunos despachos de abogados ya han iniciado la transición a una oficina sin papel invirtiendo en hardware y software diseñados para facilitar este proceso, desde fotocopiadoras con escáner incorporado hasta el almacenamiento de documentos en línea. Sin embargo, cuando los despachos de abogados pasaron a trabajar a distancia debido a la pandemia, algunas de estas herramientas, como las fotocopiadoras de gran tamaño, permanecieron en la oficina y no estuvieron disponibles para los empleados del bufete cuando trabajaban desde casa.

Por eso recomiendo encarecidamente que, si tu bufete aún no ha adquirido escáneres de sobremesa para los empleados clave, lo haga inmediatamente. De este modo, si tu despacho tuviera que trabajar a distancia en algún momento de 2021, esos escáneres más pequeños podrían transportarse fácilmente a los hogares de los empleados que los necesitaran.

Del mismo modo, si tu firma aún no ha invertido en un software de gestión documental o de gestión de la práctica jurídica, ahora es el momento de hacerlo. Este tipo de software facilita el almacenamiento y el acceso rápido a los documentos del bufete desde cualquier ordenador. Basta con iniciar sesión, cargar un documento y asociarlo al asunto correspondiente. A partir de ahí, los empleados del despacho y los clientes a los que haya concedido acceso podrán acceder fácilmente a él, así como presentarlo por vía electrónica ante los tribunales.

Por último, pero no menos importante, los sistemas de facturación y procesamiento de pagos sin contacto son imprescindibles en 2021. Después de todo, tu empresa necesita cobrar, independientemente de dónde trabajen tus  empleados. Y una vez que configure las herramientas de facturación y procesamiento de pagos en línea, no importará dónde se encuentren sus empleados; todas las facturas y pagos se procesarán a través de un único inicio de sesión.

Para que esto suceda, tendrá que invertir en un software de facturación legal en línea, un software de procesamiento de pagos en línea o un sistema de gestión de la práctica jurídica que tenga todas estas herramientas integradas. De este modo, los empleados de tu bufete podrán acceder al software desde cualquier ordenador, enviar facturas con sólo pulsar un botón y tus clientes podrán pagar al instante las facturas con tarjeta de crédito o débito haciendo clic en un enlace de pago.

Eso es todo. Un poco de planificación e inversión por adelantado ahora marcará la diferencia en el año que viene. Pero no se detenga ahí. Para obtener más ideas sobre cómo hacer que 2021 sea el mejor año posible, asegúrese de descargar esta guía gratuita hoy mismo: "La lista de control para el año nuevo de los bufetes de abogados 2021".