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La Dr. Lisa J. Lindsay Wicker, CEO y presidenta de Linwick & Associates, descifra los elementos más importantes a la hora de llevar a cabo un proceso de onboarding en tu firma

Un nuevo empleado se formará una opinión de tu empresa en cuanto se produzca la primera interacción. Puede ser cuando esté con el representante de Recursos Humanos, firmando el contrato de trabajo, o en el momento en que entre en su puesto de trabajo. Si no tiene su proceso de incorporación en su lugar, puede generar una mala impresión al principio.

El primer día de trabajo es muy especial para los nuevos empleados. Lo comparo con el primer día de clase. Apenas puedes dormir y una vez que llegas a la nueva empresa, hay muchas incertidumbres. Sin embargo, estás realmente emocionado. La emoción de ese nuevo día puede borrarse muy rápidamente. Sobre todo, si el nuevo empleador no está preparado para tu llegada.

Ya has oído el tópico "las primeras impresiones son las que perduran". Esto se aplica tanto a una nueva empresa como a las personas.

Así que, el primer día, querrás que el nuevo empleado reciba una bienvenida positiva y que aprenda todo lo posible sobre la empresa, la cultura y los empleados.

Estos son los elementos clave para una estrategia de incorporación exitosa:

Planificación previa antes del primer día

1. Personaliza la experiencia de incorporación de los empleados para que en ella se incluya:

a) la incorporación previa.

b) el primer día.

c) el seguimiento a los 30 días y más.

La búsqueda y contratación de nuevos empleados es una inversión para su empresa. Debe asegurarse de haber personalizado un programa de incorporación que incluya una experiencia positiva para el nuevo empleado.

Esto significa que se ha tomado el tiempo de pensar en su empresa; en por qué es un gran lugar para trabajar y en cómo puede beneficiar tanto al empleado como a la empresa, cuando los nuevos empleados se incorporan correctamente.

Asegúrate de que tu programa Onboarding está diseñado para incluir la información que el nuevo empleado debe conocer antes de llegar el primer día, los planes para el primer día y los planes más allá del primer día. Incluir estos elementos es muy importante para garantizar una estrategia de Onboarding sólida.

2. Desarrolla una lista de comprobación de la incorporación para asegurarte de que tu programa va por buen camino.

3. Asegúrate de que el papeleo, como el W-4, el I-9 u otros documentos administrativos, esté listo. Si se pueden firmar en línea, antes de la llegada del nuevo empleado, ¡genial!

4. Designa el espacio de trabajo adecuado si el empleado trabaja in situ, o asegúrate de que, si el trabajo es a distancia, el empleado tiene todas las herramientas necesarias, inicios de sesión de correo electrónico, teléfonos móviles, ordenador portátil, VIN, etc.

5. Anima al director de contratación a comprometerse con el nuevo empleado, a compartir la información sobre su función y el itinerario de la primera semana.

6. Envía un correo electrónico a la empresa para informar a todos de la nueva contratación.

El primer día

Cuando una empresa planifica cuidadosamente los pasos de la incorporación, los empleados están en una posición mucho mejor para tener éxito en el trabajo. Una incorporación adecuada acelera la capacidad de los empleados para realizar un trabajo excelente el primer día, eliminando la necesidad de una salida anticipada y transmitiendo seguridad y confianza al nuevo empleado en su primer día.

El objetivo del primer día es proporcionar una experiencia al nuevo empleado que sea personal y memorable.

Esto incluye:

1. Entregar al nuevo empleado una caja de bienvenida llena de regalos de la marca de la empresa, como material de oficina, ropa de la marca de la empresa y logotipos. Si el empleado trabaja a distancia, asegúrate de que esta caja se envía por correo y llegue a tiempo para el primer día.

2. Proporciona enlaces a la información de la empresa, como los organigramas de liderazgo, los organigramas de los departamentos, los vídeos de la empresa sobre la misión, los valores; incluso un mensaje del director general.

3. Revisa la agenda del primer día, previamente planificada o personalizada, que debe incluir reuniones de 15 a 30 minutos con varios miembros del equipo (in situ o virtualmente, según las necesidades). Estas reuniones deben ser consecutivas para permitir las interacciones continuas a lo largo del día con una reunión informativa al final de la jornada.

4. Programa reuniones con los miembros del equipo de forma virtual o presencial en función del entorno de trabajo.

5. Asigna un mentor para el nuevo empleado como parte del proceso de incorporación.

30 días y más adelante

El objetivo principal de tu proceso de incorporación debe ser el de ofrecer la mejor experiencia a los nuevos empleados, lo que se traducirá en un empleado inspirado que ofrezca un rendimiento excepcional. Desde la bienvenida que recibe el nuevo empleado en su primer día, hasta su plan de desarrollo para los primeros meses, la incorporación es la base de la experiencia del empleado.

La incorporación no se produce sin más. Desde la dirección hasta los empleados, la incorporación adecuada debe ser intencionada.

Comprender la experiencia en la fase inicial es especialmente importante, ya que los estudios han demostrado que los bajos niveles de compromiso en la fase inicial aumentan significativamente el riesgo de deserción. Según la empresa de contratación Jobvite, el 33% de los nuevos contratados han abandonado un trabajo en los primeros 90 días. Tienes que evitar esta tendencia.

1. Ahora que han pasado unas semanas, es importante realizar un control del pulso a los 30, 60 y 90 días para determinar cómo se siente el nuevo empleado y asegurarse de que cuenta con el apoyo necesario para tener éxito. La mayoría de los nuevos empleados suelen buscar formas de tener un impacto positivo.

2. Elabora y envía una encuesta sobre la experiencia de las nuevas contrataciones a todos los nuevos empleados para saber qué podría mejorarse y qué va bien con su programa de incorporación.

3. Asegúrate de que los objetivos de su plan de 30, 60 y 90 días sean medibles. Considera la posibilidad de utilizar objetivos SMART como indicador. Esto demuestra aún más el retorno de la inversión en el negocio a los altos directivos, los mantiene comprometidos incluso desde el primer día; proporciona al nuevo empleado una sensación de logro, y da a su programa de incorporación métricas para la mejora continua.

Desde el inicio de la pandemia, las prácticas de incorporación de empleados están evolucionando. Hay software y recursos de incorporación de empleados que pueden ayudar con algunas de las cargas logísticas virtuales, permitiéndote centrarse en la mejora continua y en la mejor experiencia de incorporación de empleados imaginada.

- Dr. Lisa J. Lindsay Wicker: lisawicker@lwaco.com

- Linwick & Associates, LLC: http://lwaco.com/