No hay duda de que la COVID-19 ha transformado la forma en que trabajamos y cómo se ve el lugar de trabajo tradicional. En muy poco tiempo, una gran parte de la fuerza de trabajo canadiense fue sacada de torres de oficinas y espacios comerciales y movilizada para trabajar en lugares remotos. 

A medida que comienza la reapertura gradual de la economía, los empleadores están haciendo planes para el regreso de los empleados al lugar de trabajo. Sin embargo, traer de vuelta a los empleados no será tan simple como abrir las puertas y dejar que todos vuelvan a entrar. Para las empresas y organizaciones grandes y pequeñas, puede haber cambios a largo plazo que los empleadores querrán considerar en términos de cómo y dónde se realiza el trabajo. Muchas de estas consideraciones estarán conformadas por la orientación proporcionada por las autoridades provinciales y de salud pública. 

Hemos compilado un resumen y una lista de verificación de los elementos que los empleadores deben considerar cuando planeen volver a abrir su lugar de trabajo para los empleados. Esto incluye la introducción de acuerdos y políticas de empleo que aborden un entorno de trabajo virtual o remoto, disposiciones de salud y seguridad, retirar a los empleados del despido, posibles rechazos de trabajo, el deber permanente de acomodar la situación familiar y, por último, la comunicación y el bienestar de los empleados

Para muchas organizaciones, un tema común es la necesidad de una mayor flexibilidad en la relación laboral y en la capacidad de hacer cambios sin largos períodos de aviso. La elaboración de acuerdos de empleo que vayan más allá de las condiciones de empleo tradicionales y la aplicación de políticas de trabajo a distancia pueden ayudar a los empleadores a reaccionar ante circunstancias exigentes que pueden requerir una redefinición de la forma de trabajo.  Esos acuerdos deberían incluir

o La redefinición de la ubicación del trabajo, incluida la consideración de los servicios transfronterizos.

o Consideración de la posibilidad de trasladarse de la oficina a la casa, incluyendo los requisitos de salud y seguridad.

o La definición de las horas de trabajo y la posible introducción de sistemas de cronometraje para el seguimiento del tiempo.

o Obligaciones detalladas de proteger la confidencialidad y garantizar la aplicación de las políticas de seguridad cibernética.

o Obligaciones de asegurar que la tecnología y el equipo estén disponibles para apoyar un entorno de trabajo virtual.

o Redefinición de las normas y expectativas de producción y gestión de los trabajadores virtuales.

o Disposiciones para los despidos temporales de conformidad con la legislación sobre normas mínimas de empleo.

o Consideración de la redistribución de la fuerza de trabajo para adaptarse a los cambios en las necesidades de las empresas/demandas de los clientes.

La salud y la seguridad de todos los empleados o de cualquier persona que asista a las instalaciones del empleador debe ser primordial. Los empleadores deben mantener normas y prácticas de salud y seguridad que cumplan con las recomendaciones y directrices de las autoridades de salud pública. Por ejemplo, el 30 de abril de 2020, el gobierno de Ontario proporcionó más de 60 directrices aplicables a una variedad de sectores, entre ellos el comercio minorista, la construcción, la atención de la salud, la alimentación y el tránsito. 

Algunas de las directrices establecidas por el gobierno de Ontario que son aplicables al entorno de las oficinas incluyen:

o Mantener una distancia física (2 metros o 6 pies) entre las personas.

o Desalentar el uso compartido de teléfonos, teclados, escritorios o estaciones de trabajo.

o Considerando el número total de trabajadores en el lugar de trabajo y haciendo que el personal trabaje a distancia cuando sea posible.

o Desarrollar sistemas para realizar el trabajo fuera de la oficina, ya sea por correo electrónico, teléfono o videoconferencia.

o Posponer las citas cara a cara no esenciales o convertir las citas virtuales/de vídeo.

o Si el contacto directo con el cliente es esencial y no puede evitarse, el personal debe considerar el uso de equipo de protección personal.

o Horarios de inicio, descansos y almuerzos asombrosos.

o Suspensión de las actividades y reuniones de grupo.

o Aumentar la higienización del lugar de trabajo facilitando el acceso al jabón y al agua, alentando al personal a lavarse las manos con frecuencia y aumentando la limpieza y la higienización de las superficies que se tocan con frecuencia.

En muchas otras jurisdicciones que han iniciado el proceso de reincorporación al trabajo, se han adoptado o se está considerando la posibilidad de adoptar medidas de prueba para los empleados, como la medición periódica de la temperatura y la prueba de inmunidad a los virus. En el Canadá, las pruebas a los empleados, así como la aplicación de medidas de salud y seguridad -incluidas las directrices establecidas por las autoridades gubernamentales- pueden invocar importantes consideraciones jurídicas, de privacidad y de derechos humanos. Los empleadores deben buscar asesoramiento jurídico antes de aplicar esas medidas. 

Al retirar a los empleados de un despido, los empleadores deben conocer los requisitos de procedimiento establecidos en la legislación sobre normas de empleo aplicable que puedan dictar cuándo y cómo se debe retirar a los empleados del trabajo. Algunas provincias, como Alberta, ofrecen a los empleados un plazo de siete días para volver del despido cuando el empleador los llame. En otras provincias en que no existe un plazo, se suele utilizar una norma de racionalidad.  En esos casos, las circunstancias personales de un empleado pueden inhibir su capacidad de volver al trabajo en el plazo señalado en el aviso de retirada. Los empleadores deben tener en cuenta la duración de los períodos de despido actuales y los próximos plazos en los que se considerará terminada la relación laboral.

Al emitir un aviso de retiro, los empleadores deben incluir la fecha en que se espera que el empleado regrese al trabajo. Para abordar las preocupaciones pendientes en materia de seguridad de los empleados, los empleadores pueden optar por incluir en el aviso de retiro un breve resumen de las medidas que se han adoptado para garantizar la seguridad del lugar de trabajo. 

Puede que haya algunos empleados que se nieguen a volver al trabajo cuando se les llame. Los motivos de la negativa pueden variar desde la preocupación por la inseguridad del lugar de trabajo hasta la percepción de que no se les exige que vuelvan al trabajo hasta que se levante cualquier orden de emergencia.  El hecho de que una negativa a trabajar sea razonable se evaluará caso por caso. Los empleadores deben seguir los pasos indicados en la legislación aplicable en materia de salud y seguridad al abordar la negativa, y consultar con un asesor jurídico cuando sea necesario. Cuando la denegación no sea razonable, los empleadores pueden encontrarse en una situación en la que se considere que el empleado ha abandonado la relación laboral. 

Con la prolongación del cierre de escuelas y la cancelación del año escolar en varias provincias, muchos empleados tendrán responsabilidades continuas de cuidado de los niños, lo que podría inhibir su capacidad para volver a la oficina.  Muchas provincias han aplicado una legislación que prevé licencias de protección laboral no remuneradas para quienes no puedan volver al trabajo o asistir a él porque están cuidando a los niños u otros miembros de la familia durante el período de vigencia de la orden de emergencia. La imposibilidad de volver al trabajo debido a las responsabilidades familiares también puede invocar consideraciones relativas al estado civil de conformidad con la legislación de derechos humanos aplicable, lo que puede aumentar las solicitudes de alojamiento. 

Los empleadores deben proporcionar a los empleados toda la información posible sobre los protocolos de regreso al trabajo que se elaboren. La comunicación continua y frecuente de los dirigentes y la dirección puede servir para disipar muchas de las preocupaciones de los empleados. Como es probable que el regreso al lugar de trabajo haga que muchos empleados se sientan ansiosos e inseguros, se les debe recordar a los empleados los programas de asistencia que siguen siendo accesibles para ellos. 

Devolver a los empleados al lugar de trabajo es un esfuerzo complejo y fluido que no puede hacerse en el vacío. Cualquier proceso de reapertura debe incluir también el objetivo de proteger el lugar de trabajo de la futura propagación de la COVID-19, incluyendo el riesgo de una segunda ola.

Esta crisis sin duda redefinirá la forma en que trabajamos y todos los aspectos de la relación laboral.  Si bien será necesario hacer ajustes para que los empleados vuelvan al lugar de trabajo físico, también será necesario contemplar una nueva forma de trabajo. Para muchas empresas, la forma en que se hace el trabajo y dónde se hace nunca será la misma.  Inevitablemente, la nueva cara del lugar de trabajo tendrá implicaciones legales. Estamos aquí para ayudar en esta transición, mientras nos preparamos para el futuro y avanzamos.