La transformación digital, pese a que suene ya algo manida, es un factor que afecta a la gran mayoría de firmas de abogados. Best Best & Krieger (BB&K) ha dado prioridad a digitalizarse y automatizar sus procedimientos, así como la de fijar horarios flexibles para sus abogados. 

Esta firma estadounidense ha sabido adaptarse al gran cambio producido a lo largo de estos dos últimos años y en parte lo ha conseguido gracias a la implantación del software de BigHand Workflow Management, que ayuda a optimizar la organización y la gestión de tareas internas.

En la actualidad, esta firma cuenta con un equipo de secretaría centralizado, ha acortado el tiempo de ejecución de tareas, eliminando la sobresaturación de labores y ha primado el talento, remunerando a aquellos profesionales que destaquen por su rendimiento.

“Desde la inversión en tecnología hasta la mejora de los procesos, buscamos que todo sea lo más eficaz y eficiente posible”, comenta Jamie Zamoff, director de operaciones de BB&K. Avisa Zamoff que el camino no ha sido fácil: “en muchos aspectos, la innovación se ha visto obstaculizada por las formas tradicionales de pensar”. 

La firma se siente orgullosa de haberse valido del apoyo de BigHand, que le ha ayudado a mejorar el flujo de trabajo y gestionar de forma equitativa a su personal. “Se ha estado pidiendo a gritos un nuevo enfoque; una forma de mejorar el flujo de trabajo de las tareas, que dé prioridad a lo digital y se base en los datos”, admite Zamoff.

Jamie Zamoff

Este software fue implantado por la firma a finales de 2020, cuando la pandemia aún seguía azotando a gran parte del mundo. En la actualidad, el registro de tareas es apuntado por el equipo de secretaría y un equipo de coordinación se encarga de supervisar el tablero global de labores.

De esta forma, cuando este equipo detecta que se le han asignado demasiadas labores a un profesional, se reasigna la tarea a otro compañero que tenga una agenda menos saturada.  

"Nos ha ayudado a optimizar la gestión de las tareas y ha contribuido a que nuestros equipos geográficamente dispersos colaboren mejor", afirma Zamoff.

Otra de las grandes cualidades de esta herramienta digital es la supervisión y planificación del trabajo de los profesionales que trabajan desde sus casas. A partir de ahora, quienes dirigen la firma conocen qué trabajo realiza cada abogado y cuán saturada está su agenda, lo que permite adoptar un entorno de trabajo híbrido y flexible.

La plataforma BigHand ha publicado recientemente un informe realizado a más de 900 profesionales de la gestión legal donde muestran con claridad el cambio de mentalidad tenido lugar en las firmas legales tras el inicio de la pandemia:

- Un 77% de las firmas ha establecido un calendario flexible para sus abogados.

- Un 58% de las firmas permiten a sus empleados trabajar desde su casa 3 o más días a la semana

- Un 43% de las firmas afirman que facilitar el trabajo híbrido es una de sus máximas prioridades 

- Un 43% de las firmas planean implemnentar un proceso de workflow en su organigrama en los próximos 2 años.

Puedes leer el reportaje completo aquí.